Chuẩn hóa tài xế công nghệ bằng ứng dụng số - đảm bảo quyền, nghĩa vụ và tuân thủ luật pháp

2 giờ trướcBài gốc

Tuy nhiên, sau giai đoạn phát triển nhanh, mô hình tài xế công nghệ (TXCN) đang đứng trước yêu cầu phải bước sang một giai đoạn mới: giai đoạn chuẩn hóa, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Không thể mãi vận hành theo cách có doanh thu nhưng thiếu chứng từ; có xe hoạt động nhưng hồ sơ chưa đầy đủ; có phù hiệu nhưng chưa quản lý chặt điều kiện vận tải; có tài xế chạy hằng ngày nhưng chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội (BHXH), khám sức khỏe, tập huấn và an toàn giao thông (ATGT).

Đã đến lúc TXCN, chủ xe, hợp tác xã (HTX) vận tải và các nền tảng liên quan cùng nhìn lại một vấn đề cốt lõi: muốn hoạt động bền vững thì phải có dữ liệu thật, chứng từ thật, hồ sơ thật, bảo hiểm thật và trách nhiệm thật.

TXCN không chỉ là người chạy xe

Trong thực tế, nhiều tài xế vẫn nghĩ rằng mình chỉ là người nhận chuyến, chạy xe và nhận tiền. Cách hiểu này không còn phù hợp với bối cảnh pháp luật và quản lý hiện nay.

Khi tài xế, chủ xe sử dụng pháp nhân, phù hiệu, hồ sơ vận tải hoặc hóa đơn của HTX để hoạt động, tài xế đã tham gia vào một hoạt động kinh doanh vận tải có điều kiện. Hoạt động đó không chỉ liên quan đến cá nhân tài xế, mà còn liên quan đến HTX, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, cơ quan quản lý giao thông, hành khách và xã hội.

Tài xế lúc này có hai tư cách cần được hiểu rõ. Thứ nhất, tài xế là người tham gia hoạt động trong hệ thống HTX vận tải. Vì vậy, tài xế phải phối hợp với HTX trong việc cập nhật hồ sơ xe, hồ sơ lái xe, giấy phép lái xe, đăng kiểm, bảo hiểm, phù hiệu, định vị, dữ liệu hành trình, khám sức khỏe và tập huấn nghiệp vụ.

Thứ hai, tài xế/chủ xe cũng là người có doanh thu từ hoạt động kinh doanh vận tải, bao gồm doanh thu từ ứng dụng công nghệ, nền tảng số hoặc doanh thu ngoài. Vì vậy, tài xế cần có trách nhiệm kê khai, đối soát, cung cấp chứng từ, quản lý chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Nói một cách dễ hiểu: muốn sử dụng pháp nhân, phù hiệu, hồ sơ và hóa đơn của HTX thì tài xế phải cùng HTX quản lý doanh thu, chi phí, chứng từ và nghĩa vụ pháp lý một cách minh bạch.

HTX và tài xế đều phải tuân thủ pháp luật

Hoạt động vận tải không còn là chuyện riêng của một chiếc xe hay một tài xế. Khi xe hoạt động dưới phù hiệu, hồ sơ và pháp nhân của HTX, HTX phải chịu trách nhiệm quản lý vận tải; còn tài xế phải có trách nhiệm phối hợp để thực hiện đúng quy định.

Nghị định 158/2024/NĐ-CP quy định về hoạt động vận tải đường bộ, điều kiện kinh doanh vận tải, cấp và thu hồi giấy phép kinh doanh vận tải, cấp và thu hồi phù hiệu, hoạt động vận tải nội bộ, quản lý phương tiện, lái xe, dữ liệu và trách nhiệm của đơn vị kinh doanh vận tải. Đây là cơ sở quan trọng để các HTX không thể chỉ cấp hồ sơ, phù hiệu rồi buông lỏng quản lý; đồng thời tài xế cũng không thể sử dụng phù hiệu, hồ sơ của HTX mà không phối hợp thực hiện nghĩa vụ.

Ảnh minh họa

Nghị định 168/2024/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và việc trừ điểm giấy phép lái xe trong lĩnh vực trật tự, ATGT đường bộ. Các lỗi như thiếu hồ sơ, không bảo đảm điều kiện phương tiện, không duy trì dữ liệu hành trình, vi phạm quy định ATGT, không tuân thủ điều kiện vận tải có thể tạo rủi ro cho cả tài xế và đơn vị kinh doanh vận tải.

Về thuế, Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, khai thuế, tính thuế, nộp thuế, quyết toán thuế, hóa đơn điện tử và trách nhiệm quản lý thuế trên nền tảng số. Điều này cho thấy tài xế, chủ xe có doanh thu từ ứng dụng công nghệ, nền tảng số hoặc doanh thu ngoài cần được quản lý dữ liệu, chứng từ và nghĩa vụ thuế minh bạch hơn.

Về bảo hiểm, Luật BHXH 2024 tiếp tục khẳng định trách nhiệm tham gia BHXH bắt buộc đối với các trường hợp thuộc diện tham gia. Với nghề lái xe - một nghề có rủi ro cao về tai nạn, sức khỏe và mất an toàn trên đường - bảo hiểm không chỉ là nghĩa vụ pháp luật, mà còn là cơ chế bảo vệ tài xế, gia đình tài xế và xã hội.

BHXH là để bảo vệ tài xế, gia đình và cộng đồng

TXCN khi hoạt động dưới pháp nhân, phù hiệu, hồ sơ vận tải và sự quản lý của HTX không chỉ là người chạy xe độc lập, mà là người lao động hoặc người tham gia hoạt động trong một hệ thống vận tải có tổ chức.

Đặc thù của nghề lái xe là thường xuyên di chuyển trên đường, làm việc trong môi trường có nguy cơ tai nạn, va chạm giao thông, ảnh hưởng sức khỏe, ảnh hưởng đến hành khách, người đi đường và cộng đồng xung quanh.

Vì vậy, việc tham gia BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các loại bảo hiểm liên quan cần được nhìn nhận như một phần quan trọng trong quá trình chuyên nghiệp hóa nghề lái xe.

Nếu tài xế không tham gia bảo hiểm, khi xảy ra tai nạn, ốm đau, mất khả năng lao động, nghỉ việc, tranh chấp hoặc sự cố nghề nghiệp, rủi ro sẽ không chỉ dồn lên bản thân tài xế. Gia đình tài xế có thể mất nguồn thu nhập; HTX có thể phát sinh trách nhiệm quản lý; xã hội phải gánh thêm rủi ro an sinh.

Do đó, chuẩn hóa TXCN không chỉ là câu chuyện về thuế và hồ sơ. Đó còn là câu chuyện về an sinh, trách nhiệm nghề nghiệp và sự an toàn của cộng đồng.

Không thể có doanh thu mà không có chứng từ

Một vấn đề lớn trong hoạt động TXCN hiện nay là doanh thu phát sinh hằng ngày, nhưng chi phí đầu vào lại không được ghi nhận đầy đủ.

Tài xế có thể phát sinh nhiều khoản chi phục vụ kinh doanh vận tải như xăng dầu, sạc điện, sửa chữa, bảo dưỡng, thay lốp, rửa xe, bãi xe, bảo hiểm, khám sức khỏe, định vị, hồ sơ phù hiệu và các chi phí vận hành khác. Nhưng nếu các khoản chi này không có chứng từ hợp lệ, không được ghi nhận đúng, không được đối soát với HTX hoặc hệ thống quản lý, khi kê khai thuế hoặc khi cơ quan quản lý kiểm tra, cả tài xế và HTX đều gặp rủi ro.

HTX có thể bị coi là có doanh thu nhưng thiếu chứng từ chi phí. Tài xế cũng khó chứng minh chi phí thực tế của mình. Đây là nguyên nhân dẫn đến nhiều rủi ro về thuế, hóa đơn, kế toán, bảo hiểm và quản lý vận tải.

Vì vậy, nguyên tắc mới cần được xác lập là: có doanh thu thì phải có dữ liệu; có chi phí thì phải có chứng từ; có sử dụng phù hiệu, hồ sơ, hóa đơn của HTX thì phải đối soát với HTX.

Compay - công cụ số giúp giảm tải quản trị cho tài xế và HTX

Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng công nghệ để chuẩn hóa hoạt động TXCN là yêu cầu tất yếu.

Compay được định hướng không chỉ là một ứng dụng quản lý thu - chi đơn lẻ, mà là một nội dung nghiên cứu, ứng dụng chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo AI của Viện Khoa học Giáo dục và Môi trường trong Đề án Liên đoàn HTX điện tử - Liên minh Kinh tế số.

Mục tiêu của Compay là hỗ trợ các HTX, tài xế, chủ xe, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các đơn vị tham gia hệ sinh thái quản lý minh bạch hơn về doanh thu, chi phí, hóa đơn, chứng từ, thuế, bảo hiểm, hồ sơ pháp lý và nghĩa vụ tuân thủ.

Việc nghiên cứu, phát triển và triển khai Compay phù hợp với chủ trương chung về chuyển đổi số quốc gia, phát triển kinh tế số, xã hội số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo, quản lý dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị cho HTX, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Ảnh minh họa

Trước đây, tài xế thường phải tự giữ hóa đơn, tự nhớ chi phí, tự gửi giấy tờ, tự đối soát doanh thu. Trong khi đó, HTX phải tổng hợp thủ công, kiểm tra hồ sơ rời rạc, theo dõi từng xe, từng tài xế, từng khoản thu - chi. Cách làm này dễ sai sót, dễ thất lạc chứng từ, khó báo cáo thuế, khó chứng minh chi phí và khó đáp ứng yêu cầu kiểm tra về vận tải, bảo hiểm, phù hiệu, định vị, khám sức khỏe, tập huấn và ATGT.

Khi đưa các khoản thu - chi, hồ sơ, chứng từ và dữ liệu vận hành lên ứng dụng số, tài xế có thể quản lý chi phí kinh doanh của mình rõ ràng hơn; HTX có thể tự động đối soát doanh thu, chi phí, chứng từ, hồ sơ và nghĩa vụ tuân thủ. Dữ liệu được ghi nhận ngay từ đầu giúp giảm việc làm lại, giảm tranh cãi, giảm thất lạc giấy tờ và giảm rủi ro khi cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc cơ quan quản lý giao thông kiểm tra.

Nói ngắn gọn: Compay giúp tài xế bớt phải tự xoay giấy tờ; giúp HTX bớt quản lý thủ công; giúp doanh thu, chi phí, thuế, bảo hiểm, hồ sơ và tuân thủ giao thông được ghi nhận rõ ràng, dễ kiểm tra, dễ quyết toán.

Mục tiêu cuối cùng là để tài xế tập trung chạy xe an toàn, tạo thu nhập ổn định; còn HTX có đủ dữ liệu để bảo vệ phù hiệu, giấy phép, hóa đơn, thuế, bảo hiểm và hoạt động đúng pháp luật.

Không chỉ dành cho tài xế trong HTX

Ứng dụng số không chỉ hữu ích với tài xế đang tham gia HTX. Các tài xế, chủ xe chưa gia nhập HTX hoặc hoạt động theo mô hình cá nhân kinh doanh cũng có thể sử dụng công cụ số để tự quản lý hoạt động của mình.

Thông qua ứng dụng quản trị như Compay, tài xế cá nhân có thể từng bước quản lý thông tin người lái, thông tin phương tiện, doanh thu từ các ứng dụng công nghệ, nền tảng số và khách hàng ngoài; quản lý chi phí xăng dầu, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hiểm, hồ sơ, định vị; lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầu vào; theo dõi nghĩa vụ thuế, kê khai, quyết toán; kiểm tra hồ sơ ATGT, giấy phép lái xe, đăng kiểm, bảo hiểm xe và các điều kiện pháp lý cần thiết.

Đối với tài xế cá nhân kinh doanh, ứng dụng số có thể đóng vai trò như một công cụ quản trị cá nhân: giúp tài xế biết mình có bao nhiêu doanh thu, bao nhiêu chi phí, còn thiếu chứng từ gì, cần kê khai thuế ra sao, hồ sơ xe và người lái đã đầy đủ chưa, có rủi ro gì cần bổ sung trước khi bị kiểm tra.

Khi pháp luật ngày càng quản lý chặt hoạt động kinh doanh trên nền tảng số, tài xế cá nhân không thể tiếp tục hoạt động theo kiểu có doanh thu nhưng không có dữ liệu, không có chứng từ, không kê khai và không quản lý hồ sơ. Việc dùng ứng dụng số giúp tài xế chủ động hơn, không bị động khi cần xuất hóa đơn, kê khai thuế, giải trình chi phí hoặc chứng minh điều kiện hoạt động.

Tuân thủ tốt thì không phải lo đặt cọc tuân thủ

Việc chuẩn hóa bằng ứng dụng số không nhằm tạo thêm gánh nặng cho tài xế, chủ xe. Mục tiêu là tạo ra cơ chế minh bạch để tài xế, chủ xe và HTX cùng hoạt động đúng pháp luật.

Những tài xế, chủ xe thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như cập nhật hồ sơ xe, hồ sơ lái xe, khám sức khỏe định kỳ, tham gia tập huấn, duy trì định vị và dữ liệu hành trình, thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm, kê khai và đối soát doanh thu, cung cấp hóa đơn - chứng từ hợp lệ, chi tiêu phục vụ kinh doanh qua ứng dụng số sẽ được xếp vào nhóm tuân thủ tốt.

Đối với nhóm tuân thủ tốt, HTX có thể xem xét miễn, giảm, hoàn hoặc cấn trừ khoản đặt cọc tuân thủ theo quy chế từng thời kỳ.

Ngược lại, trường hợp tài xế, chủ xe chưa tuân thủ đầy đủ, chưa có chứng từ hợp lệ, chưa đối soát doanh thu - chi phí, chưa thực hiện chi tiêu qua ứng dụng số, chưa hoàn thiện hồ sơ, bảo hiểm, khám sức khỏe, tập huấn hoặc các nghĩa vụ bắt buộc khác, HTX có thể áp dụng khoản đặt cọc tuân thủ tạm tính khoảng 2.000.000 đồng/tháng.

Khoản đặt cọc này không phải phí thu mất luôn. Khi tài xế, chủ xe hoàn thành nghĩa vụ, chi tiêu đúng qua ứng dụng số, có chứng từ hợp lệ và không làm phát sinh rủi ro cho HTX, khoản đặt cọc sẽ được hoàn trả, cấn trừ hoặc quyết toán theo quy chế.

Nói đơn giản: làm đúng, có chứng từ, có đối soát, chi tiêu qua ứng dụng số thì được miễn, giảm, hoàn hoặc cấn trừ đặt cọc; chưa làm đúng, chưa có chứng từ, chưa đối soát thì phải nộp đặt cọc để bảo đảm trách nhiệm.

Minh bạch là để bảo vệ tài xế và HTX

Một số tài xế có thể lo ngại rằng chuẩn hóa sẽ làm phát sinh thêm thủ tục. Nhưng nếu nhìn dài hạn, minh bạch dữ liệu chính là cách bảo vệ tài xế.

Khi tài xế có chứng từ rõ ràng, tài xế có cơ sở chứng minh chi phí thực tế. Khi HTX có dữ liệu rõ ràng, HTX có cơ sở bảo vệ phù hiệu, giấy phép, hồ sơ vận tải và nghĩa vụ thuế. Khi doanh thu, chi phí, bảo hiểm, hóa đơn được quản lý đúng, rủi ro bị truy thu, bị xử phạt, bị thu hồi phù hiệu hoặc bị ảnh hưởng hoạt động sẽ giảm đi.

Ngược lại, nếu tiếp tục hoạt động theo cách cũ - có doanh thu nhưng không có chứng từ, có phù hiệu nhưng không có hồ sơ đầy đủ, có xe chạy nhưng không khám sức khỏe, không tập huấn, không cập nhật định vị, không thực hiện bảo hiểm - cả tài xế và HTX đều có thể bị ảnh hưởng.

Đã đến lúc thay đổi

Hoạt động TXCN đang bước sang giai đoạn mới. Giai đoạn này không chỉ cần có chuyến xe và doanh thu, mà còn cần dữ liệu thật, chứng từ thật, hồ sơ thật, bảo hiểm thật và trách nhiệm thật.

Chuẩn hóa không phải để làm khó tài xế. Chuẩn hóa là để tài xế được hoạt động lâu dài, HTX giữ được phù hiệu và giấy phép, hồ sơ được rõ ràng, chi phí được ghi nhận đúng, thuế và bảo hiểm được thực hiện đúng.

Trong thời gian tới, các HTX vận tải cần từng bước đưa hoạt động quản lý doanh thu, chi phí, chứng từ, hồ sơ và quyết toán lên ứng dụng số như Compay. Đây là bước cần thiết để bảo vệ tài xế, bảo vệ HTX và xây dựng môi trường vận tải minh bạch, an toàn, đúng pháp luật.

TXCN muốn hoạt động bền vững thì phải có dữ liệu thật, chứng từ thật, chi phí thật, bảo hiểm thật và quyết toán minh bạch. Đây không chỉ là yêu cầu của HTX, mà là yêu cầu tất yếu của pháp luật, của thị trường vận tải và của quá trình chuyển đổi số hiện nay.

Thanh Mai

Nguồn CA TP.HCM : http://congan.com.vn/giao-thong-24h/chuan-hoa-tai-xe-cong-nghe-bang-ung-dung-so-dam-bao-quyen-nghia-vu-va-tuan-thu-luat-phap_193203.html