Theo đó, các đơn vị được yêu cầu thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về kế toán, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán; đồng thời tuân thủ đầy đủ hướng dẫn của cơ quan BHXH về quản lý, sử dụng biên lai thu tiền bằng giấy và biên lai điện tử.
Các nhân viên thu của các tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng tại buổi sát hạch, cấp “Thẻ nhân viên thu BHXH, BHYT”
Văn bản nhấn mạnh nghiêm cấm các hành vi thu tiền nhưng không xuất biên lai; lập biên lai không đúng số tiền, sai thời điểm; sử dụng sai mục đích hoặc để mất, thất lạc biên lai dưới bất kỳ hình thức nào.
Để tăng cường kiểm soát nội bộ, các tổ chức phải thực hiện đối chiếu hằng ngày giữa số tiền thực thu và số tiền ghi trên biên lai đã cấp cho người tham gia. Định kỳ hằng tháng, đơn vị lập biểu đối chiếu biên lai thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT (mẫu C17-TS), gửi kèm liên 2 của biên lai về cơ quan BHXH theo phân cấp quản lý. Việc đối chiếu phải đảm bảo chặt chẽ, chi tiết theo từng mã số đơn vị, tránh sai lệch, chồng chéo.
Đối với biên lai giấy, các đơn vị có trách nhiệm quyết toán đầy đủ số biên lai được cấp theo tháng với Phòng Kế hoạch – Tài chính hoặc bộ phận kế toán BHXH cơ sở. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử, việc lập, quản lý và lưu trữ phải tuân thủ đúng quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 165/2018/NĐ-CP của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Đặc biệt, khi chấm dứt hợp đồng với cơ quan BHXH hoặc khi đơn vị ngừng hoạt động, toàn bộ biên lai đã sử dụng và chưa sử dụng phải được đối chiếu, quyết toán và bàn giao đầy đủ, không để xảy ra thất lạc.
Văn bản cũng quy định rõ trách nhiệm người đứng đầu đơn vị. Theo đó, thủ trưởng các tổ chức sử dụng biên lai thu tiền BHXH, BHYT phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và cơ quan BHXH nếu để xảy ra vi phạm.
Hiện nay, BHXH tỉnh Đồng Nai đang ký hợp đồng ủy quyền thu BHXH, BHYT với 14 tổ chức với tổng số 1.042 nhân viên thu và 295 cộng tác viên, hoạt động tại 548 điểm thu trên toàn tỉnh.
Việc tăng cường quản lý biên lai thu tiền không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ kế toán, mà còn là giải pháp quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn quỹ BHXH, BHYT, củng cố niềm tin của người tham gia đối với chính sách an sinh xã hội trên địa bàn tỉnh.
Nhật Phương