Chú trọng công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng

16 giờ trướcBài gốc

Nguồn tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng - an ninh, khoa học kỹ thuật, công nghiệp…, chủ yếu từ ngày tách tỉnh (năm 1978) đến nay. Khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại các cơ quan, đơn vị, tuy nhiên, việc bảo quản chưa đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ, khai thác, sử dụng theo quy định.

Xác định tài liệu lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, từ năm 2023, tỉnh triển khai “Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, Thành phố giai đoạn 2023 - 2025” với mục tiêu trong giai đoạn 2023 - 2025 thực hiện chỉnh lý 4.898 mét giá tài liệu hình thành từ năm 2015 trở về trước, trong đó, 2.981 mét tài liệu tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, 1.917 mét tại các huyện, Thành phố. Theo lộ trình của Đề án, trong năm 2023 có 29/30 đơn vị (gồm 19 sở, ban, ngành và 10 huyện, Thành phố) được cấp kinh phí để triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu, 1/30 đơn vị thực hiện trong năm 2024.

Bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường.

Thực hiện Đề án, Sở Tài chính phối hợp với các cơ quan, đơn vị kịp thời tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện. Các cơ quan, đơn vị ban hành kế hoạch triển khai, tổ chức phân loại sơ bộ tài liệu, tập hợp tài liệu để đưa ra chỉnh lý; chủ động thực hiện quy trình, thủ tục để tiến hành các bước lựa chọn các đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chỉnh lý. Hầu hết các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch thực hiện đảm bảo đúng tiến độ về thời gian, tổ chức lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý (nhà thầu) có đủ năng lực, tư cách pháp nhân thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định; bố trí nhân lực, địa điểm phù hợp để phối hợp thực hiện chỉnh lý tài liệu. Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ. Qua kiểm tra, kịp thời phát hiện, kiến nghị đơn vị cung cấp dịch vụ chấn chỉnh, khắc phục hạn chế, thiếu sót trong quy trình thực hiện chỉnh lý và lựa chọn phương án chỉnh lý phù hợp, tránh tình trạng lãng phí thời gian, công sức, kinh phí. Đến nay, 29/30 cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh 2.510/4.898 mét tài liệu, trong đó, 12/30 đơn vị đã hoàn thành, bao gồm 8 sở, ngành và 4 huyện.

Tuy nhiên, một số cơ quan, đơn vị chưa triển khai các bước thực hiện đề án nên ảnh hưởng đến tiến độ thời gian và chất lượng chỉnh lý tài liệu. Trong quá trình thực hiện, việc kiểm tra, giám sát quy trình nghiệp vụ chỉnh lý có lúc, có nơi chưa chặt chẽ; một số ít cơ quan, đơn vị còn lúng túng, chưa chủ động phối hợp thực hiện việc kiểm tra, giám sát theo quy định. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế. Các cơ quan, đơn vị cơ bản bố trí ít nhất 1 kho lưu trữ để bảo quản tài liệu, nhưng là kho tạm thời với diện tích chật hẹp. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá tài liệu, quạt thông gió, hệ thống phòng cháy, chữa cháy… chưa đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, phát hiện còn nhiều tài liệu tồn đọng, tích đống nằm rải rác tại các phòng chuyên môn của cơ quan, đơn vị chưa được thống kê, thực hiện chỉnh lý để đưa vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Dạ Đăng

Nguồn Cao Bằng : https://baocaobang.vn/chu-trong-cong-tac-chinh-ly-tai-lieu-ton-dong-3174711.html