Chuyển đổi số gặp trở ngại vì quy định chữ ký

5 giờ trướcBài gốc

Bất cập quy định chữ ký trong kế toán

Trước hết, về chứng từ kế toán, điểm g, khoản 1, điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán phải có các nội dung chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Khoản 1, điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại điều 16 của luật này.

Khoản 3, điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau: Chữ ký điện tử (CKĐT) chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số (CKS) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Như vậy, chứng từ điện tử chỉ trở thành chứng từ kế toán khi có đủ CKĐT chuyên dùng đảm bảo an toàn hoặc CKS của người lập, người duyệt và người có liên quan. Đây là hai loại chữ ký có mức độ phức tạp cao nhất do yêu cầu phải phát hiện được mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký. Điều này tạo ra khó khăn cho việc triển khai chứng từ kế toán điện tử.

Thứ nhất, đối với chứng từ kế toán nội bộ (không liên quan đến đối tác, khách hàng), yêu cầu trên đòi hỏi mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có CKĐT chuyên dùng đảm bảo an toàn hoặc CKS. Như vậy, doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí đầu tư hệ thống CKĐT chuyên dùng hoặc trả cho tổ chức cung cấp dịch vụ CKS công cộng. Đây là các khoản tiền không hề nhỏ, làm tăng chi phí hoạt động của các doanh nghiệp.

Thứ hai, đối với chứng từ kế toán trong giao dịch với bên ngoài (đối tác, khách hàng), bắt buộc phải sử dụng CKS do CKĐT chuyên dùng chỉ được sử dụng riêng cho hoạt động một cơ quan, tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ (khoản 1, điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023). Ví dụ, khi khách hàng lập một ủy nhiệm chi điện tử gửi tới ngân hàng, khách hàng phải ký số (bao gồm chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng). Khách hàng không thể sử dụng CKĐT chuyên dùng của mình hoặc được ngân hàng cấp cho để ký. Điều này làm tăng chi phí giao dịch đáng kể so với ký trên chứng từ giấy hiện nay.

Để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ hơn nữa, các nút thắt về chữ ký trong tài liệu kế toán cần phải được tiếp tục tháo gỡ. Trước hết, tinh thần sửa đổi tại Luật số 56 cần phải được làm rõ tại văn bản quy phạm dưới luật nhằm khẳng định hình thức xác nhận khác có thể thay thế cho chữ ký điện tử.

Tương tự, về sổ kế toán, khoản 2, điều 24 Luật Kế toán 2015 quy định sổ kế toán phải có “chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán”. Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đều ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Thông tin từ các bút toán hạch toán sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái...) và các sổ kế toán chi tiết liên quan (theo dõi chi tiết các đối tượng như phải thu, phải trả...). Sổ cái được mở cho từng tài khoản kế toán, sổ chi tiết được mở để theo dõi từng đối tượng/loại đối tượng hoặc đơn vị. Như vậy, với các doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng sổ kế toán là rất nhiều. Việc yêu cầu phải có CKĐT chuyên dùng/CKS tại tất cả sổ kế toán vừa làm tăng chi phí như nêu trên, vừa tăng thời gian cho công tác kế toán của lãnh đạo doanh nghiệp.

Để có thể chuyển đổi số một cách thực sự, toàn bộ các bước trong mỗi quy trình đều phải được thực hiện trên các thiết bị số. Nếu tại một bước phải in chứng từ ra giấy mới đảm bảo đủ hiệu lực xử lý cho bước tiếp theo, bước liền trước và bước liền sau sẽ có xu hướng bị giữ lại trên giấy. Và như vậy, điện tử hóa chỉ là để in chứng từ theo mẫu ra giấy, duyệt trên máy tính rồi vẫn phải ký lại trên giấy, phải in lưu đầy đủ một bộ hồ sơ bản giấy. Làm thiếu đồng bộ sẽ chỉ đơn giản là chuyển từ giấy lên máy tính, không tìm được cơ hội để đơn giản hóa, tối ưu hóa quy trình. Cách làm “nửa này nửa kia” cũng không tạo ra được một môi trường số duy nhất cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, và sẽ không có những doanh nghiệp số hay ngân hàng số thực sự.

Sửa đổi tại Luật Kế toán: đã có nhưng vẫn khó?

Luật số 56/2024/QH15 (Luật số 56) vừa được Quốc hội ban hành đã sửa đổi quy định tại khoản 4, điều 9 Luật Kế toán 2015 về ký chứng từ điện tử thành “Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. (Trong khi đó, luật hiện hành quy định: “Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy”).

Theo Tờ trình của Chính phủ về dự thảo luật, sửa đổi này nhằm mục tiêu “bổ sung thêm quy định chứng từ điện tử có thể được xác nhận bằng các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (trong trường hợp không sử dụng chữ ký điện tử)”.

Tuy nhiên, mục tiêu này có thể không đạt được với cách diễn đạt hiện tại của luật sửa đổi.

Thứ nhất, Luật số 56 không quy định “hình thức xác nhận khác” có thể thay thế chữ ký điện tử. Trong khi đó, do điểm g, khoản 1, điều 16 và khoản 1, điều 17 Luật Kế toán 2015 không được sửa đổi, chứng từ điện tử vẫn chỉ được xem là chứng từ kế toán khi có đủ chữ ký. Như vậy, kể cả khi sửa đổi như Luật số 56, chắc chắn sẽ có quan điểm không chấp nhận một chứng từ kế toán thiếu chữ ký điện tử. Cần lưu ý rằng Luật Giao dịch điện tử 2023 đã quy định rõ “hình thức xác nhận khác” không phải chữ ký điện tử (khoản 4, điều 22). Các hình thức này chỉ thể hiện sự chấp thuận của chủ thể ký mà có thể không gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với chứng từ và không xác nhận chủ thể ký(1).

Thứ hai, Luật số 56 quy định chứng từ điện tử “có” hình thức xác nhận khác - chứ không phải là “được” xác nhận. Điều này dẫn tới cách hiểu trong chứng từ điện tử phải có dữ liệu thể hiện việc xác nhận. Yêu cầu như vậy sẽ chưa phù hợp với thực tiễn hiện nay. Việc Luật Giao dịch điện tử 2023 đưa thêm quy định về “hình thức xác nhận khác” là do một số ngành như thuế, hải quan, ngân hàng... đang sử dụng phổ biến (như SMS, OTP)(2). Các hình thức này được lưu trữ theo nhật ký (log) trên các hệ thống thông tin và có thời hạn lưu trữ/sao lưu nhất định (không gắn liền chứng từ). Theo đó, bản thân riêng chứng từ điện tử sẽ không “có” các xác nhận và có khả năng không được xem là chứng từ kế toán hợp lệ.

Để đạt được mục tiêu chính sách là chứng từ kế toán điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, thiết nghĩ nội dung sửa đổi phải bao gồm cả điểm g, khoản 1, điều 16 của luật. Bởi nếu quy định này tồn tại và kết hợp với quy định tại Luật Giao dịch điện tử, chữ ký sẽ vẫn là một tiêu thức không thể thiếu trên chứng từ.

Xem xét lại tính cần thiết của chữ ký

Theo pháp luật kế toán hiện hành, chữ ký nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm của người ký với tài liệu kế toán. Theo khoản 5, điều 18 Luật Kế toán 2015, người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Theo điều 124 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán.

Tuy nhiên, với kế toán điện tử, việc xác định cá nhân chịu trách nhiệm với tài liệu kế toán có các đặc thù nhất định. Phần mềm máy tính có thể lưu giữ được thông tin về việc tạo và duyệt các bút toán, bao gồm thông tin về người thực hiện (thông qua cấp quyền truy cập) và thời gian thực hiện. Người dùng bằng các tài khoản được cấp phải tự mình thực hiện các thao tác nhập/duyệt dữ liệu trên phần mềm. Như vậy, không cần thiết phải sử dụng chữ ký điện tử để xác định và khẳng định sự chấp thuận của một chủ thể thực hiện. Đặc biệt, có những bút toán còn được hạch toán tự động bằng phần mềm mà không cần kế toán viên thao tác, tức không có người lập/duyệt, ví dụ như hệ thống của ngân hàng hạch toán tự động các giao dịch khách hàng thực hiện trên Internet Banking.

Bên cạnh đó, phần mềm máy tính cũng có thể đảm bảo tính toàn vẹn cho chứng từ, sổ kế toán bằng các biện pháp ngăn chặn sửa đổi trái phép. Do vậy, không cần CKĐT chuyên dùng đảm bảo an toàn hoặc CKS của tổ chức hoặc cá nhân với tính năng “nâng cao” là phát hiện thay đổi để đảm bảo tính toàn vẹn.

Khác với kế toán giấy, dữ liệu bút toán hạch toán bằng phần mềm sẽ được tổng hợp tự động lên các sổ kế toán một cách đầy đủ, chính xác (không phải cộng trừ thủ công bên ngoài rồi ghi vào sổ giấy). Như vậy, chỉ cần dữ liệu từ bút toán chính xác thì sổ kế toán sẽ được lập chính xác, không cần giao một người cụ thể quản lý và ghi sổ như trước đây.

Tham khảo Vương quốc Anh và Úc, luật về doanh nghiệp của hai quốc gia này không quy định cụ thể về trách nhiệm ký trên tài liệu kế toán/tài chính (accounting/financial records). Đạo luật Công ty (Companies Act) 2006 của Anh quy định doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu kế toán “phù hợp”, được cụ thể bằng các yêu cầu có tính nguyên tắc mà nếu không tuân thủ thì nhân viên phụ trách sẽ bị xem là phạm tội (điều 386). Về chữ ký, luật này chỉ yêu cầu một thành viên hội đồng quản trị phải ký trên báo cáo tài chính (điều 414).

Đạo luật Doanh nghiệp (Corporations Act) 2001 của Úc quy định doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu tài chính bằng văn bản để cho phép các báo cáo tài chính trung thực và hợp lý có thể được lập và kiểm toán (điều 286). Về chữ ký, chỉ có yêu cầu ký trên báo cáo nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Đầu tư Úc (ASIC), cơ quan chính phủ giám sát thị trường tài chính (điều 351).

Tại Việt Nam, một số trường hợp chứng từ điện tử hiện nay không yêu cầu chữ ký của cá nhân. Tờ khai thuế và hải quan điện tử là chứng từ kế toán để hạch toán thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước của doanh nghiệp cũng không yêu cầu chữ ký điện tử người lập/duyệt tờ khai mà chỉ cần có chữ ký số của doanh nghiệp. Tương tự, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán để ghi nhận doanh thu cũng chỉ cần chữ ký của người bán là doanh nghiệp.

Từ các phân tích nêu trên, để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ hơn nữa, các nút thắt về chữ ký trong tài liệu kế toán cần phải được tiếp tục tháo gỡ. Trước hết, tinh thần sửa đổi tại Luật số 56 cần phải được làm rõ tại văn bản quy phạm dưới luật nhằm khẳng định hình thức xác nhận khác có thể thay thế cho chữ ký điện tử. Các hình thức xác nhận phổ biến trên phần mềm kế toán cũng cần được quy định cụ thể để có cơ sở pháp lý rõ ràng (trên cơ sở khoản 4, điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023), kèm theo các yêu cầu kỹ thuật (khả năng định danh, độ dài tối thiểu, thời gian hiệu lực...).

Về lâu dài, pháp luật về kế toán cần tiến tới giao trách nhiệm cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về thông tin kế toán công bố ra công chúng hoặc cung cấp cho cơ quan nhà nước, nhưng trao quyền cho họ chủ động trong phân cấp phụ trách chứng từ, sổ kế toán. Pháp luật chỉ nên đưa ra yêu cầu chung về đảm bảo xác định được người phụ trách để xử lý trách nhiệm khi cần, không nên yêu cầu chữ ký. Tài liệu kế toán cung cấp cho bên ngoài chỉ cần có chữ ký số của doanh nghiệp để ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp, trừ các tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính phải có chữ ký theo thông lệ chung.

Khi kế toán đã chuyển từ giấy sang điện tử, tư duy quản lý cũ cũng cần được loại bỏ để chuyển sang một tư duy mới, phù hợp với sự vận hành của kế toán toàn diện trên môi trường số. Như vậy thì sửa đổi chính sách mới có thể toàn diện và lâu dài, mới có thể đưa “thể chế thành một lợi thế cạnh tranh” cho chuyển đổi số quốc gia như yêu cầu tại Nghị quyết 57-NQ/TW.

(1) Điều này có nghĩa là nếu chỉ có riêng chứng từ sẽ không biết liệu đã có sự chấp thuận hay chưa, cần có thêm một hệ thống thông tin khác lưu giữ dữ liệu về việc chấp thuận. Đồng thời, chủ thể chấp thuận cũng không bắt buộc phải định danh (ví dụ chỉ biết một user A đã chấp thuận mà không chắc chắn user A là một cá nhân có thực).

(2) Ví dụ, trong giao dịch điện tử về thuế, mật khẩu dùng một lần được sử dụng khi người nộp thuế không có chứng thư số (Thông tư 19/2021/TT-BTC). Hoặc, trong giao dịch trực tuyến ngân hàng, tùy loại giao dịch mà có thể sử dụng các hình thức xác nhận như mã khóa bí mật (password), mã PIN, mã khóa bí mật dùng một lần (OTP)... (Thông tư 50/2024/TT-NHNN).

Thái Mạnh Cường

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/chuyen-doi-so-gap-tro-ngai-vi-quy-dinh-chu-ky/