Chuyện nghề lưu trữ hồ sơ

9 giờ trướcBài gốc

Những trang hồ sơ đã đi qua cả thế kỷ, được cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang cần mẫn, tận tâm gìn giữ. Bởi với họ, đó không chỉ là giữ từng trang giấy, mà là giữ những trang sử vàng, để khi cần, người dân còn có một nơi tin cậy để tìm về.

Chị Tôn Thị Phương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh dẫn tôi len giữa những dãy giá tài liệu chạy dài hun hút. Hai trăm mười phông, khối tài liệu, tương đương 6.654,76 mét giá được đóng hộp, đánh số, xếp ngay ngắn, lặng im dưới ánh đèn nê-on trắng lạnh.

Ánh mắt chị dừng lại thật lâu trên những kệ cao, chậm rãi, chị nói: “Tuyên Quang là Thủ đô Khu Giải phóng, Thủ đô Kháng chiến. Mỗi tờ giấy nằm ở đây đều gắn với lịch sử của tỉnh, của cách mạng”.

Chị Phương lật giở tập hồ sơ, tài liệu được lưu giữ từ giai đoạn 1948 - 1950.

Chị mở một cuốn sách xuất bản từ nhiều thập kỷ trước, bao năm qua nằm lặng lẽ trên kệ. Những trang giấy đã ngả màu, nhưng từng dòng chữ vẫn nguyên vẹn, ghi lại những tư liệu quý của một thời kháng chiến gian lao. Chị mỉm cười, bảo cuốn sách ấy còn “già” hơn cả tuổi mình. Thời gian có thể làm phai màu giấy, nhưng không thể xóa nhòa giá trị lịch sử được lưu giữ trong từng trang giấy.

Ở đó còn có những văn bản gốc hình thành từ năm 1948, những bản đánh máy mực tím đã nhạt màu, những tờ giấy gió mỏng manh tưởng chừng dễ rách. Tất cả đều là chứng nhân của một thời gian khó, từ những bước đi chập chững của chính quyền cách mạng buổi đầu, đến hành trình bền bỉ chuyển mình trong công cuộc đổi mới.

Chị Phương bảo, với nghề văn thư, lưu trữ, công việc không chỉ là giữ giấy tờ, mà là gìn giữ căn cứ pháp lý, gìn giữ ký ức để khi cần, người dân còn có nơi tìm về. Giữ được hồ sơ nguyên vẹn cũng chính là giữ trọn niềm tin của người dân đối với quá khứ.

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ trở nên tất bật hơn. Những giá hồ sơ liên tục được mở ra, tài liệu từ các địa phương được tiếp nhận, kiểm kê, phân loại. Từng tờ văn bản được kiểm tra, đối chiếu, sắp xếp lại đúng vị trí. Mọi thứ phải an toàn tuyệt đối, không cho phép bất kỳ sai sót nào, bởi mỗi thao tác đều gắn với trách nhiệm pháp lý lâu dài.

Chỉ một tập tài liệu phân loại sai cũng có thể khiến việc tra cứu sau này rơi vào ngõ cụt, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân. Vì thế, từng ký hiệu, từng mốc thời gian, từng dấu hiệu xuống cấp của tài liệu đều được ghi chép cẩn trọng. Ở nơi tưởng như chỉ có giấy và kệ sắt ấy, có những cán bộ đang lặng lẽ giữ gìn lịch sử bằng sự tận tâm và niềm tự hào nghề nghiệp.

Rời kho bảo quản lạnh, tôi sang phòng bạn đọc. Ở một góc bàn, chị Nguyễn Thị Loan, cán bộ trung tâm đang kiên nhẫn dò từng dòng mục lục cho một cụ già. Chị Loan cũng chính là một trong những tác giả của nhiều sáng kiến giúp việc tra tìm tài liệu nhanh chóng hơn. Gần 20 năm gắn bó với nghề, chị Loan không chỉ tìm tài liệu, mà còn góp phần tìm lại những mảnh đời đã lặng lẽ đi qua lịch sử.

Chị kể: “Có những cụ là cựu chiến binh, khuôn mặt sạm nắng gió, quần áo còn vương bụi đường. Từ vùng quê xa, các cụ lặn lội lên thành phố, tay ôm chiếc túi vải cũ sờn, giọng run run đưa vài mẩu thông tin rời rạc rồi hỏi nhỏ: “Cô ơi, còn giấy tờ gì của tôi không?”

Chị hiểu, phía sau hành trình nhọc nhằn ấy là cả một niềm tin mong manh. Bởi chỉ một tờ quyết định khen thưởng đã ố vàng, một bản khai thành tích phai mực, hay vài dòng xác nhận nằm sâu trong một tập hồ sơ cũ cũng đủ mang đến cho họ niềm hạnh phúc nghẹn ngào - sự ghi nhận cho cả một đời cống hiến.

Có lần, chị giúp một cựu chiến binh tìm lại hồ sơ kháng chiến để làm chế độ chất độc da cam. Ngày nhận tin bác được hưởng chế độ, cũng là ngày chị hay tin bác qua đời. Đồng đội của bác kể rằng, bác mất chỉ hai giờ sau khi cầm quyết định trên tay. Muộn màng, nhưng bác ra đi thanh thản, với nụ cười nhẹ nhõm vì những năm tháng gian nan của mình cuối cùng cũng được thấu hiểu.

Câu chuyện ấy theo chị suốt những năm làm nghề. Bởi phía sau mỗi bộ hồ sơ không chỉ là giấy tờ, mà là một số phận, một đời người đã gửi trọn tuổi thanh xuân cho đất nước. Và đó cũng là lý do để những người làm công tác lưu trữ như chị tự nhủ phải cẩn trọng hơn, tận tâm hơn, để không lỗi hẹn với ký ức và sự hy sinh của bao con người.

Sự tỉ mỉ, cẩn trọng trong công tác phục chế.

Đến nay, Trung tâm đã xây dựng hơn 1.170 GB dữ liệu số. Nhiều hồ sơ quan trọng được số hóa, phục dựng. Từ đầu năm 2024, việc quản lý, tra cứu bằng phần mềm giúp hơn 70% hồ sơ trọng yếu có thể tìm kiếm nhanh. Với họ, số hóa không chỉ là quét - lưu - tra, mà là làm cho tài liệu có sức sống và lan tỏa.

Chị Lê Thùy Linh xem mô hình triển lãm trực tuyến 3D/360 độ.

Từ thực tế hoạt động giới thiệu tài liệu còn thiên về hình thức truyền thống, phụ thuộc thời gian và mặt bằng, Trung tâm đã triển khai mô hình triển lãm trực tuyến 3D/360 độ.

Chuyên đề “Sự hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang qua tài liệu lưu trữ” được xây dựng như một “phòng trưng bày” trên không gian mạng. Nhóm thực hiện sưu tầm, lựa chọn 163 đầu mục tài liệu, tư liệu, hình ảnh; số hóa, xử lý ảnh và gắn thông tin mô tả để người xem dễ tìm, dễ hiểu.

Trên tour tham quan 360°, người xem có thể “đi” giữa các gian trưng bày, phóng to hình ảnh, đọc chú thích, nghe thuyết minh, xem video minh họa và tra cứu theo nhóm nội dung. Mỗi tài liệu được gắn thông tin mô tả để người xem không chỉ ‘xem’ mà còn ‘hiểu’. Nền tảng triển lãm được truy cập tại: https://trienlamsonoivu.tuyenquang.gov.vn.

Theo chị Phương, hướng đi này giúp tăng độ lan tỏa, giảm áp lực trưng bày trực tiếp, đồng thời góp phần bảo vệ tài liệu gốc. Nhưng để làm được, cần hạ tầng ổn định, bảo mật tốt; cần nhân lực vừa vững nghiệp vụ lưu trữ, vừa có kỹ năng số hóa và vận hành nền tảng.

Ngành Lưu trữ đã đi qua hành trình 80 năm, từ những ngày đầu đặt nền móng cho nền hành chính cách mạng đến kỷ nguyên dữ liệu số hôm nay. Chia tay nơi này, trong tôi vẫn vẹn nguyên tiếng lật giấy rất khẽ, nhưng mang theo niềm tin và hy vọng của bao người tìm về.

Ở đó, những cán bộ văn thư, lưu trữ vẫn lặng lẽ gìn giữ ký ức lịch sử, để rồi trao lại niềm tin cho từng số phận cần được gọi tên.

Nguồn Tuyên Quang : http://baotuyenquang.com.vn/multimedia/202601/ky-niem-80-nam-ngay-truyen-thong-nganh-luu-tru-viet-nam-03011946-03012026-chuyen-nghe-luu-tru-ho-so-a395f36/