Có nên ký kết hợp đồng lao động điện tử?

4 giờ trướcBài gốc

Bài viết này phân tích việc giao kết hợp động lao động điện tử từ nhiều góc độ, cung cấp thông tin tham khảo mà doanh nghiệp có thể cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.

Nghị định số 337, có hiệu lực từ ngày 1-1-2026, quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử, xây dựng, cập nhật, quản lý, duy trì, khai thác, sử dụng “nền tảng hợp đồng lao động điện tử”. Trong đó, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện từ ngày 1-7-2026.

Nghị định 337 quy định hợp đồng lao động điện tử được giao kết phù hợp với quy định pháp luật có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy (xem chi tiết tại khoản 1, điều 3 nghị định này). Đồng thời, mọi hợp đồng lao động điện tử đều được gắn ID duy nhất và lưu trữ trên nền tảng quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý, tạo thuận lợi cho tra cứu, quản lý và báo cáo.

Lợi ích mang lại từ việc lựa chọn hợp đồng lao động điện tử có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của các doanh nghiệp khác nhau. Đối với doanh nghiệp lớn có số lượng hợp đồng lớn thì hợp đồng lao động điện tử giúp tiết kiệm chi phí giấy in ấn, tiết kiệm không gian lưu trữ, nâng cao hiệu quả tìm kiếm, tra cứu, quản lý hồ sơ, và giảm rủi ro thất lạc.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng và doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự từ xa, làm việc linh hoạt theo dự án, thì hợp đồng lao động điện tử giúp xóa bỏ rào cản địa lý, có thể quản lý hợp đồng thống nhất từ trụ sở, cho phép giao kết, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng nhanh chóng, khắc phục sai sót dễ dàng và nhanh hơn hồ sơ giấy.

Đồng thời, hợp đồng lao động điện tử có thể được tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự và kế toán, quản lý từ tuyển dụng, ký kết, tính lương, bảo hiểm xã hội… Quy trình quản lý nhân sự có thể được số hóa toàn diện. Hơn nữa, hợp đồng lao động điện tử phải có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định. Điều này giúp tự động hóa một lượng công việc hành chính đáng kể.

Việc triển khai phương pháp hợp đồng lao động điện tử đòi hỏi các khoản chi phí đầu tư ban đầu không nhỏ và điều này có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Để đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật, các khoản chi phí cho chữ ký số, dịch vụ cấp dấu thời gian, dịch vụ hợp đồng lao động điện tử và chi phí đào tạo người lao động là các khoản bắt buộc.

Không chỉ vậy, việc triển khai có thể làm phát sinh chi phí từ việc nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm bảo mật, bổ sung nhân sự có chuyên môn về công nghệ thông tin, chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy còn hiệu lực hiện có sang hợp đồng dạng điện tử, tích hợp hệ thống nội bộ… Sự thận trọng trong đánh giá tài chính giúp các doanh nghiệp tránh rủi ro lãng phí khoản đầu tư hoặc kết quả triển khai không như kỳ vọng.

Một vấn đề khác cũng cần được quan tâm là quản trị rủi ro bảo mật dữ liệu. Mặc dù các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng lao động điện tử có trách nhiệm bảo mật, nhưng nguy cơ bị tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu vẫn tồn tại. Khi toàn bộ thông tin nhân sự được lưu trữ và xử lý trên môi trường số, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ và bảo mật dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật, báo cáo ngay khi phát hiện rủi ro bảo mật, giả mạo hoặc truy cập trái phép.

Nhìn chung, phương pháp giao kết hợp đồng lao động điện tử có thể tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành dài hạn, mang lại hiệu quả quản trị đáng kể. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc đánh giá bài toán hiệu quả đầu tư xem lợi ích từ việc số hóa hợp đồng lao động điện tử có cân xứng với chi phí đầu tư ban đầu cho chữ ký số, phí dịch vụ hợp đồng lao động điện tử cũng như chi phí và thời gian đào tạo.

Nếu chưa thể xác định lợi ích một cách rõ ràng, hoặc điều kiện nguồn lực thực tế chưa sẵn sàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch theo dõi và đánh giá lại sau vài năm. Khi đó, thị trường dịch vụ hợp đồng lao động điện tử được kỳ vọng ổn định hơn và có thể tham khảo kinh nghiệm từ bài học của các doanh nghiệp tiên phong.

Thay vì hành động theo phong trào, doanh nghiệp nên tuân thủ một quy trình đánh giá có hệ thống. Đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện, xem xét chi phí hiện tại, nguồn lực hiện có, nhu cầu thực tế của doanh nghiệp đối với các lợi ích từ hợp đồng lao động điện tử. Thứ hai, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường dịch vụ hợp đồng lao động điện tử để so sánh, lựa chọn nhà cung cấp có đủ điều kiện theo quy định và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thứ ba, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ, ban hành quy định về việc giao kết, lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử tại hệ thống của mình, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xây dựng kế hoạch đào tạo cho bộ phận nhân sự, người lao động về quy trình, kỹ năng sử dụng hợp đồng lao động điện tử và nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nghị định 337 tạo ra khuôn khổ pháp lý mới, mang lại cơ hội nhưng cũng đặt ra thách thức không nhỏ về công nghệ, trình độ, nguồn lực tài chính và tuân thủ quy định pháp lý. Giá trị của việc ứng dụng công nghệ vào quản trị không đến từ việc chạy theo những khái niệm mới, mà đến từ năng lực đánh giá thực tế, phân tích chiến lược và ra quyết định phù hợp. Trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp có thể áp dụng song song cả hợp đồng lao động điện tử và giấy.

(*) Công ty Luật TNHH LSG

Nguyễn Phúc Thiên Ân (*)

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/co-nen-ky-ket-hop-dong-lao-dong-dien-tu/