Công chứng điện tử: Bước đột phá trong chuyển đổi số tại TP.HCM

4 giờ trướcBài gốc

Ngày 10-10, Sở Tư pháp TP.HCM tổ chức Hội nghị triển khai công chứng điện tử trên địa bàn TPHCM.

Tham dự có đại diện lãnh đạo các sở, ban, ngành TP.HCM và 196 tổ chức hành nghề công chứng. Bà Nguyễn Thị Phương Ngọc, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM chủ trì hội nghị.

Hội nghị do Sở Tư pháp TP.HCM tổ chức.

TP.HCM là địa phương tiên phong

Phát biểu khai mạc, bà Nguyễn Thị Phương Ngọc nhấn mạnh những năm qua, chuyển đổi số là chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước, hướng tới mục tiêu xây dựng quốc gia số, chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Trong tiến trình đó, hoạt động công chứng giữ vai trò “chốt chặn pháp lý” đầu tiên, bảo đảm an toàn cho các giao dịch dân sự, kinh tế.

Luật Công chứng năm 2024, có hiệu lực từ ngày 1-7-2025, đã lần đầu tiên quy định về công chứng điện tử, công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử và việc tạo lập, lưu trữ, khai thác dữ liệu công chứng số.

“Đây là bước ngoặt quan trọng, thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong chuyển đổi số hoạt động công chứng, hướng tới một nền hành chính hiện đại, minh bạch, phục vụ người dân tốt hơn” - bà Ngọc nói.

Bà Nguyễn Thị Phương Ngọc, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM, phát biểu tại hội nghị. Ảnh: TRẦN MINH

Thời gian qua, TP.HCM là địa phương tiên phong trong ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng. Cơ sở dữ liệu công chứng của thành phố đã được tích hợp vào Cơ sở dữ liệu dùng chung của TP.HCM, đồng thời kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính, phục vụ hiệu quả công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất và các thủ tục liên quan.

Sở Tư pháp TP.HCM cũng đã nâng cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, tích hợp quy trình công chứng điện tử bên cạnh công chứng truyền thống, đạt chứng nhận an toàn thông tin cấp độ 3.

Cổng chia sẻ văn bản công chứng điện tử với cơ sở dữ liệu địa chính qua mạng nội bộ MetroNet của thành phố đã sẵn sàng cho việc liên thông thủ tục công chứng – đăng ký – thuế theo tinh thần Nghị quyết 172/NQ-CP của Chính phủ.

Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM kêu gọi đội ngũ công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng chủ động học hỏi, nâng cao kỹ năng số, thay đổi tư duy hành nghề, xem chuyển đổi số là trách nhiệm và cơ hội khẳng định vị thế nghề nghiệp trong giai đoạn mới.

Bà Ngọc bày tỏ tin tưởng rằng với sự chỉ đạo sát sao của Bộ Tư pháp, Thành ủy, UBND TP cùng sự đồng hành của các công chứng viên, TP.HCM sẽ triển khai hiệu quả công chứng điện tử, góp phần xây dựng đô thị thông minh, hiện đại, nghĩa tình.

Từ bàn giấy đến nền tảng số

Ông Nguyễn Thành Băng, Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp TP.HCM, chia sẻ việc triển khai công chứng điện tử không chỉ là bước chuyển mình của Ngành Tư pháp trong tiến trình chuyển đổi số, mà còn là giải pháp giúp người dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ công nhanh hơn, minh bạch hơn.

Theo đó, công chứng điện tử được thực hiện theo hai quy trình là công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến, mỗi quy trình được thiết kế phù hợp với điều kiện thực tế của người tham gia giao dịch, nhưng đều tuân thủ quy trình nghiệp vụ chặt chẽ, đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối.

Ông Nguyễn Thành Băng, Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp TP.HCM. Ảnh: TRẦN MINH

Thứ nhất, về công chứng điện tử trực tiếp, đây là hình thức mà người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trực tiếp trước sự chứng kiến của công chứng viên, nhưng toàn bộ quá trình được thực hiện và lưu trữ trên nền tảng điện tử.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng sẽ ký bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp gồm nhiều bước được chuẩn hóa: Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ điện tử gồm dự thảo giao dịch, giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản và các tài liệu liên quan.

Trong trường hợp thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, người dân có thể không cần nộp bản giấy, chỉ cần cho phép tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Sau khi tiếp nhận, công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, xác minh danh tính và năng lực pháp lý của các bên, rồi khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trên nền tảng chuyên dụng. Người yêu cầu công chứng đọc lại nội dung hợp đồng trên nền tảng công chứng hoặc nghe công chứng viên đọc. Khi đồng ý toàn bộ nội dung, các bên sẽ ký số vào văn bản giao dịch.

Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng và chuyển giao văn bản điện tử cho người yêu cầu công chứng qua email hoặc nền tảng lưu trữ. Toàn bộ hồ sơ được lưu trữ điện tử và ghi vào sổ công chứng để bảo đảm truy xuất, đối chiếu khi cần.

Thứ hai, về công chứng điện tử trực tuyến, đây là bước phát triển cao hơn, khi các bên không cần có mặt cùng một địa điểm, mà giao kết thông qua cầu truyền hình hoặc phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến của công chứng viên. Hình thức này được áp dụng cho hầu hết các giao dịch dân sự, trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương khác.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến cũng tuân theo 9 bước tương tự, nhưng có thêm các thao tác bảo đảm tính liên thông giữa nhiều điểm cầu.

Công chứng viên khởi tạo giao dịch, thiết lập cầu truyền hình giữa các bên, tải lên nền tảng văn bản dự thảo ở dạng thông điệp dữ liệu, đồng thời xác thực danh tính của từng người tham gia. Sau khi các bên đọc và thống nhất nội dung, họ sẽ ký số trước sự chứng kiến trực tuyến của công chứng viên.

Tại các điểm cầu, công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, cùng ký xác nhận. Công chứng viên khởi tạo giao dịch sẽ thực hiện bước cuối cùng là ký số, gắn dấu thời gian và lập hồ sơ lưu trữ điện tử, đồng thời chia sẻ quyền truy cập văn bản cho các điểm cầu liên quan.

"Có thể nói, dù thực hiện trực tiếp hay trực tuyến, cả hai quy trình đều hướng tới mục tiêu chung là chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tăng tính minh bạch và bảo mật trong hoạt động công chứng.

Với sự tham gia của hạ tầng dữ liệu điện tử, chữ ký số, dấu thời gian và các công cụ định danh điện tử như VNeID, công chứng điện tử sẽ trở thành bước tiến quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ người dân tốt hơn.

Đây không chỉ là một phương thức làm việc mới, mà còn là một mô hình dịch vụ công số hiện đại, đảm bảo an toàn pháp lý, đồng thời phù hợp với xu thế giao dịch điện tử trong thời đại chuyển đổi số toàn diện" - ông Băng cho hay.

Người dân kỳ vọng vào công chứng điện tử

Bà Trần Thị Thu Hà (TP.HCM) cho biết: “Trước đây, mỗi lần làm hợp đồng mua bán nhà hoặc ủy quyền, tôi phải chuẩn bị rất nhiều giấy tờ bản gốc, đi lại nhiều lần để đối chiếu.

Nếu công chứng điện tử được triển khai đồng bộ, chỉ cần xác thực qua VNeID và ký số trực tuyến thì người dân như tôi sẽ đỡ tốn thời gian và công sức rất nhiều. Quan trọng là thủ tục vẫn an toàn, minh bạch và được pháp luật công nhận".

Anh Trần Hữu Quí (TP.HCM) chia sẻ: “Tôi làm trong lĩnh vực bất động sản, thường xuyên phải ký kết nhiều hợp đồng. Việc công chứng điện tử sẽ giúp rút ngắn quy trình, đặc biệt là khi các bên ở xa nhau.

Nếu có thể công chứng trực tuyến, ký số qua hệ thống kết nối an toàn thì sẽ thuận tiện vô cùng, nhất là cho doanh nghiệp. Điều tôi quan tâm nhất là tính pháp lý và bảo mật, nếu đảm bảo được thì đây thực sự là một bước tiến rất đáng mừng".

Chị Huỳnh Thị Hiền (TP.HCM) bày tỏ: “Thời đại số hóa, mọi thứ đều có thể làm trực tuyến, nên công chứng điện tử là điều người dân rất mong chờ. Tôi hy vọng khi triển khai, hệ thống sẽ dễ sử dụng, có hướng dẫn rõ ràng để người lớn tuổi như tôi cũng có thể làm được. Nếu được hỗ trợ tận tình, tôi tin ai cũng sẽ ủng hộ, vì vừa tiết kiệm chi phí, vừa nhanh gọn mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý".

TRẦN MINH

Nguồn PLO : https://plo.vn/cong-chung-dien-tu-buoc-dot-pha-trong-chuyen-doi-so-tai-tphcm-post874890.html