Để quy định chụp ảnh khi công chứng không trở thành thủ tục rườm rà

14 giờ trướcBài gốc

-Theo ông, việc chụp ảnh khi công chứng được quy định tại Luật Công chứngnăm 2024 có thật sự làm tăng độ an toàn pháp lý cho văn bản công chứng?

LS Đặng Văn Cường: Theo Luật Công chứng 2024, việcchụp ảnh khi công chứng mang lại nhiều lợi ích như tăng tính minh bạch, phòngngừa rủi ro và hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Ảnh chụp giúp xác minh danh tínhngười ký, thời điểm và địa điểm công chứng, đồng thời tạo thêm bằng chứng chocác giao dịch. Trước hết là tăng tính minh bạch. Ảnh chụp là bằng chứng rõ ràngvề việc người yêu cầu công chứng đã trực tiếp ký vào văn bản trước mặt công chứngviên, giúp loại bỏ nghi ngờ về việc làm giả chữ ký hoặc các hành vi gian lậnkhác.

Bên cạnh đó là phòng ngừa rủiro. Trong bối cảnh các hình thức làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi, việc chụp ảnhgiúp hạn chế các rủi ro liên quan đến giả mạo, tranh chấp sau này. Tiếp đếnlà hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Nếu có tranh chấp xảy ra, ảnh chụp có thể đượcsử dụng như một bằng chứng quan trọng để đối chiếu, xác minh và hỗ trợ quátrình giải quyết vụ việc.

Đặc biệt, việc chụp ảnh thể hiệnsự chuyên nghiệp, minh bạch của quy trình công chứng, giúp các bên tham giagiao dịch cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn. Việc chụp ảnh khi công chứnglà một quy trình hợp lý, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân và cơ quancông chứng, góp phần xây dựng một môi trường công chứng an toàn, minh bạch vàtin cậy.

-Quy trình này sẽ được thực hiện ra sao để không gây phiền hà cho người dân?Tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng những nghĩa vụ gì theo luật này, thưa ông?

LS Đặng Văn Cường: Luật Công chứng năm 2024 quy địnhrõ việc chụp ảnh khi công chứng không được làm gián đoạn hoặc kéo dài thời gianthực hiện, nhằm tránh gây phiền hà cho người dân. Theo đó, tổ chức hành nghềcông chứng phải chuẩn bị đầy đủ thiết bị, phần mềm, nhân sự để quy trình diễnra nhanh gọn, chuyên nghiệp, không phát sinh chi phí không hợp lý.

Quy trình chụp ảnh cần đượctích hợp ngay tại thời điểm ký văn bản, tránh tạo thêm thủ tục rườm rà. Thiết bịsử dụng phải hiện đại, tự động lưu trữ ảnh vào hồ sơ công chứng điện tử. Đồngthời, công chứng viên có trách nhiệm giải thích rõ mục đích chụp ảnh, tăng tínhminh bạch và phòng ngừa tranh chấp.

Về nghĩa vụ pháp lý, tổ chứccông chứng phải tuân thủ Điều 50 Luật Công chứng 2024, đảm bảo thực hiện đúngquy trình chụp ảnh. Ngoài ra, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nhân sự, vàđặc biệt là bảo mật tuyệt đối dữ liệu ảnh theo quy định tại Nghị định13/2023/NĐ-CP. Trong mọi trường hợp, ảnh chụp phải được lưu trữ đầy đủ, chínhxác, phục vụ kiểm tra, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.

-Theo ông, làm thế nào để bảo đảm thông tin, hình ảnh cá nhân của người dânkhông bị lạm dụng hoặc rò rỉ khi triển khai rộng rãi quy định này? Trách nhiệmbảo mật của tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào?

LS Đặng Văn Cường: Việc triển khai quy định chụp ảnh trongcông chứng theo Luật Công chứng 2024 đặt ra yêu cầu cao về bảo mật thông tin cánhân, đặc biệt là hình ảnh. Để đảm bảo an toàn, các tổ chứchành nghề công chứng cần thiết lập quy trình thu thập và lưu trữ dữ liệu chặtchẽ, bao gồm mã hóa ảnh, kiểm soát truy cập, lưu trữ tập trung và antoàn.

Bên cạnh đó, cần xây dựng chính sách bảomật rõ ràng, công khai mục đích sử dụng và thời hạn lưu trưã̉nh. Việc đào tạo công chứng viên và nhân sự về bảo vệ dữ liệu cánhânlà rấtcần thiết, cùng với cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên.

Mặc dù Luật Công chứng 2024 chưa quyđịnh chi tiết, nhưng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, tổ chức hành nghề công chứng– với vai trò là đơn vị xử lý dữ liệu – phải tuân thủ các quyđịnh pháp luật, áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật – hành chính, thông báo kịpthời nếu có rò rỉ, đồng thời chịu trách nhiệm giảitrình và bồi thường thiệt hại nếu xảy ra vi phạm.

-Chụp ảnh phải thực hiện lại mỗi lần công chứng, kể cả với cùng một người,cùng một nội dung đã công chứng trước đó. Theo ông, làm thế nào để hạn chế việcdữ liệu ảnh đã chụp được tái sử dụng?

LS Đặng Văn Cường: Việc yêu cầu chụp ảnh lại môĩlần công chứng, kể cả với cùng một người, cùng nội dung, nhằm đảm bảo tínhchính xác và xác thực cho từng giao dịch. Tuy nhiên, để hạn chế việc tái sử dụngảnh trái phép, cần đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ, pháp lý và quảnlý.

Trước hết, mỗi ảnh cần được mãhóa, ghi rõ ngày giờ và gắn định danh duy nhất, liên kết với thông tin giao dịchcụ thể. Có thể nghiên cứu ứng dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chỉnhsửa ảnh. Bên cạnh đó, cần có cơ chế phân quyền truy cập, kiểm soát chặt chẽ vàxóa ảnh sau thời hạn lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.

Về công nghệ, có thể tích hợpAI và các công cụ nhận diện ảnh giả mạo, trùng lặp, cũng như sử dụng thủy vân số,dấu vân tay số để chống sao chép. Việc kết nối với Cổng dịch vụ công quốc giavà dữ liệu dân cư sẽ giúp kiểm tra chéo và xác thực hiệu quả hơn.

Mặt khác, cần hoàn thiện hànhlang pháp lý, ban hành chế tài nghiêm khắc với hành vi tái sử dụng ảnh sai mụcđích. Đồng thời, phải xác định rõ trách nhiệm cá nhân hóa, đặc biệt với công chứngviên, và thiết lập cơ chế phản ánh, giám sát từ người dân.

Cuối cùng, việc minh bạch hoáquy trình chụp ảnh, phổ biến pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, sẽ giúp ngươìdân hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó tạo dựng sự tin tưởng vào quy địnhmới này.

-Từ góc nhìn cải cách thủ tục hành chính, ông có đề xuất gì để việc chụp ảnhkhông trở thành rào cản, mà thực sự góp phần tăng độ tin cậy, minh bạch tronghoạt động công chứng?

LS Đặng Văn Cường: Từ góc nhìn cải cách thủ tụchành chính, để quy định chụp ảnh khi công chứng không trở thành rào cản, mà thựcsự tăng tính minh bạch, tin cậy, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp.

Trước hết, cần đơn giản hoáquy trình chụp ảnh, tích hợp thẳng vào thời điểm ký văn bản, tránh tạo thành bướcriêng gây mất thời gian. Thiết bị chụp ảnh phải hiện đại, thân thiện và tự độnglưu trữ ảnh vào hồ sơ điện tử nhằm giảm thao tác.

Thứ hai, minh bạch hóa thôngtin là điều kiện tiên quyết. Người dân cần được giải thích rõ ràng về mục đíchchụp ảnh, quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định pháp luật liên quan, từ đó tạosự đồng thuận và yên tâm khi thực hiện.

Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh ứngdụng công nghệ và chuyển đổi số, như xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng,kết nối với các hệ thống dữ liệu khác, kết hợp chữ ký số và AI để kiểm soát ảnhgiả, ảnh trùng lặp.

Ngoài ra, cần đào tạo bài bảnđội ngũ công chứng viên, không chỉ về kỹ năng công nghệ mà cả kiến thức pháp luậtbảo vệ dữ liệu cá nhân. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế tiếp nhận phản hồi từngười dân, tăng cường kiểm tra, giám sát để phát hiện sớm vi phạm và xử lý kịpthời.

Như vậy, nếu được triển khaiđúng cách, quy định chụp ảnh sẽ góp phần làm cho hoạt động công chứng trở nênchuyên nghiệp, an toàn và minh bạch hơn, thay vì gây phiền hà như một thủ tụchành chính rườm rà.

-Ông có kiến nghị gì về giải pháp tổ chức thực hiện quy định này nhằm đơn giảnhóa thủ tục hành chính, phù hợp với chuyển đổi số?

LS Đặng Văn Cường: Để quy định chụp ảnh khi côngchứng thực sự đi vào thực tiễn hiệu quả, không trở thành gánh nặng mà góp phần thúcđẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số, cần triển khai đồng bộ các nhóm giảipháp sau:

Thứ nhất, số hóa và tích hợptoàn diện: Cần phát triển hệ thống công chứng điện tử tập trung toàn quốc, tíchhợp đầy đủ các bước như tiếp nhận hồ sơ, chụp ảnh, ký văn bản, lưu trữ và cấp bảnsao điện tử. Hệ thống này phải liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cơsở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động xác thực thông tin, từ đó giảm đối chiêúgiấy tờ và nâng cao độ chính xác.

Thứ hai, chuẩn hóa kỹ thuật vàthiết bị: Bộ Tư pháp cần ban hành quy chuẩn kỹ thuật về ảnh chụp như: định dạng,thời điểm lưu trữ và thiết bị sử dụng. Có thể áp dụng công nghệ nhận diện khuônmặt và chữ ký nhằm đối chiếu sinh trắc học, tăng tính xác thực và hạn chế gianlận.

Thứ ba, nâng cao năng lực sốcho đội ngũ công chứng viên: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về sử dụng phần mềmcông chứng điện tử, bảo mật dữ liệu và phối hợp với hệ thống dữ liệu quốc gia.

Thứ tư, bảo đảm minh bạch vaàn toàn dữ liệu cá nhân: Ban hành quy định rõ ràng về bảo vệ thông tin cá nhân,bao gồm quy trình mã hóa, kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn và thời hạn lưugiữ ảnh. Cần thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ, xử lý nghiêm các hành vi lạm dụng,sao chép trái phép dữ liệu ảnh.

Thứ năm, thí điểm triểnkhai và đánh giá hiệu quả: Nên triển khai thử nghiệm tại một số địa phương có đủđiều kiện kỹ thuật và nhân lực, sau đó đánh giá hiệu quả thực tế, lấy ý kiến phảnhồi để kịp thời điều chỉnh quy trình và hoàn thiện hành lang pháp lý trước khíap dụng rộng rãi.

Hương Giang (thực hiện)

Nguồn Pháp Luật VN : https://baophapluat.vn/de-quy-dinh-chup-anh-khi-cong-chung-khong-tro-thanh-thu-tuc-ruom-ra.html