Doanh nghiệp dùng phần mềm, không phải mua 'key' là xong

3 giờ trướcBài gốc

Doanh nghiệp cần dùng đúng bản phần mềm Windows và Office để tránh bị phạt dù không cố ý vi phạm.

Theo Công điện số 38/CĐ-TTg ban hành đầu tháng qua, Chính phủ chỉ đạo triển khai đợt cao điểm trên phạm vi toàn quốc nhằm đấu tranh, ngăn chặn và xử lý các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bắt đầu từ ngày 7 đến 30-5-2026.

Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), cần lưu ý vì sau đợt cao điểm này vẫn còn diễn ra thêm các đợt kiểm tra khác. Một trong những vấn đề mà hầu như doanh nghiệp nào cũng có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào là bản quyền phần mềm Microsoft Windows và Office cài trên máy tính.

Đã mua bản quyền vẫn có thể bị xem là không hợp lệ

Sở dĩ có tình trạng này là vì EULA (thỏa thuận cấp phép phần mềm giữa Microsoft và người dùng cuối), áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều quy định chặt chẽ. Đối với doanh nghiệp, không phải hễ máy tính cài Windows và Office có "key" và hiển thị trạng thái "đã kích hoạt" (activated) là hợp lệ.

Trong một số trường hợp, dù phần mềm được kích hoạt bình thường nhưng doanh nghiệp vẫn bị xem là vi phạm bản quyền. Khi bị xem là vi phạm thì nhẹ là phải mua lại phiên bản phần mềm đúng quy định, còn nặng hơn thì vẫn bị phạt như vi phạm bản quyền. Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra tất cả máy tính đang dùng Windows và Office xem có đúng bản quy định trong EULA không.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý là bản quyền phần mềm chỉ được công nhận là hợp lệ khi mua bản quyền từ Microsoft hoặc đối tác ủy quyền của Microsoft. Các nguồn bán "key" bản quyền bán trên mạng hay các nguồn không phải đối tác ủy quyền của Microsoft dù có thể kích hoạt được trên máy tính nhưng vẫn không được xem là hợp lệ. Khi kiểm tra, các máy tính dùng loại "key" này bị xem như chưa có bản quyền và phải mua mới.

Một lưu ý quan trọng khác là khi mua bán, sáp nhập hoặc đổi tên doanh nghiệp thì bản quyền đã mua không tự động chuyển đổi theo pháp nhân mới. Trong trường hợp này doanh nghiệp phải làm thủ tục khai báo hoặc ký lại hợp đồng với Microsoft để hợp thức hóa bản quyền phần mềm đã mua.

Máy tính cài sẵn Officecó dùng được trong doanh nghiệp không?

Do quy định của Microsoft đối với Windows và Office khác nhau nên không phải tất cả máy tính có cài đặt sẵn phần mềm (OEM) là hợp lệ để dùng trong doanh nghiệp.

Theo quy định EULA, Windows OEM trên máy tính được xem là hợp lệ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, Office OEM dạng Home thì không được xem là hợp lệ mà cần mua Office bản Professional hoặc Microsoft 365. Cần chú ý bản Office Professional và Standard không có bản OEM đi kèm máy tính như Windows. Nếu doanh nghiệp muốn dùng hợp lệ, phải mua bản Retail hoặc Volume Licensing.

Các loại bản quyền Windows và Office

Microsoft phân chia bản quyền phần mềm chi tiết theo mục đích sử dụng và không cho phép dùng lẫn lộn.

Đối với Windows:

Windows OEM: đi kèm máy tính mới, gắn liền với phần cứng, không chuyển sang máy khác.
Windows Retail: mua lẻ, có thể chuyển sang máy khác khi thay đổi thiết bị.
Windows Volume Licensing: dành cho doanh nghiệp nhiều thiết bị, quản lý tập trung, dễ kiểm toán.

Đối với Office:

Office OEM: đi kèm máy tính cá nhân, chỉ hợp lệ cho người sở hữu máy.
Office Retail: bản quyền vĩnh viễn, cài đặt trên từng máy.
Microsoft 365 Business/Enterprise: thuê bao theo tháng/năm, luôn cập nhật, quản lý tập trung.
Office Volume Licensing: cấp phép cho nhiều thiết bị, quản lý tập trung, hợp lệ cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải dùng loại bản quyền nào cho đúng?

Windows: bắt buộc dùng Windows Pro hoặc Enterprise, không được dùng Windows Home.
Office: bắt buộc dùng Office Professional/Standard, Microsoft 365 Business/Enterprise hoặc Volume Licensing, không được dùng Office Home & Student/Personal.

Mua sai loại bản quyền phải mua mới hay được nâng cấp?

Nếu mua nhầm Windows Home hoặc Office Home, doanh nghiệp phải mua mới bản quyền Pro/Enterprise hoặc Office Professional/365.
Microsoft không có chính sách nâng cấp giảm giá từ Home lên Pro/Enterprise cho doanh nghiệp.

Mục Đồng

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/doanh-nghiep-dung-phan-mem-khong-phai-mua-key-la-xong/