Hóa đơn 'lạ', rủi ro thật: Điểm nghẽn mới khi hộ kinh doanh lên kê khai

4 giờ trướcBài gốc

Khi lộ trình xóa bỏ thuế khoán và chuyển toàn bộ hộ kinh doanh sang phương pháp kê khai từ năm 2026 bước vào giai đoạn nước rút, một vấn đề đang nổi lên nhưng chưa được quan tâm đúng mức: kiểm soát hóa đơn đầu vào. Trong bối cảnh dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ theo mã số thuế và cơ quan quản lý ngày càng tăng cường đối chiếu dòng tiền - chứng từ - doanh thu, mọi sai lệch, dù vô tình hay cố ý, đều có thể trở thành rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể.

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán phát hành, ghi nhận giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh. Đây là cơ sở pháp lý để xác định chi phí hợp lệ, tính thuế và chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít hộ vẫn xem việc lấy hóa đơn khi mua hàng chỉ là thủ tục rườm rà, có cũng được, không có cũng xong. Tư duy này từng tồn tại trong giai đoạn thuế khoán, nhưng sẽ trở thành điểm yếu nghiêm trọng khi chuyển sang cơ chế kê khai dựa trên dữ liệu số.

Một rủi ro ngày càng phổ biến là tình trạng bị xuất hóa đơn “khống” hoặc hóa đơn không phát sinh giao dịch thực tế. Khi hệ thống cho phép đồng bộ toàn bộ hóa đơn đầu vào theo mã số thuế, hộ kinh doanh có thể nhìn thấy đầy đủ các chứng từ đã được phát hành liên quan đến mình.

Nếu xuất hiện hóa đơn “lạ”, không đúng giao dịch, chủ hộ phải lập tức làm việc lại với nhà cung cấp để điều chỉnh hoặc hủy bỏ theo đúng quy định. Nếu không kiểm soát kịp thời, những hóa đơn này có thể làm sai lệch dữ liệu chi phí, gây rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, đối chiếu.

Trong môi trường quản lý thuế mới, việc chủ động rà soát hóa đơn đầu vào không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Đây được xem là một lớp kiểm soát rủi ro quan trọng giúp hộ kinh doanh tránh bị ghi nhận doanh số đầu vào không đúng thực tế, hạn chế nguy cơ bị quy kết liên quan đến hành vi mua bán hóa đơn và bảo vệ uy tín, dữ liệu kinh doanh của mình. Khi mọi hóa đơn điện tử đều được chuẩn hóa định dạng, truyền dữ liệu về cơ quan thuế và lưu trữ tập trung, khả năng “bỏ sót” hay “làm ngơ” trước sai sót gần như không còn.

Cơ quan thuế cũng cảnh báo rõ ba rủi ro lớn nếu hộ kinh doanh không lấy hóa đơn đầu vào: Thứ nhất, khó chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, dễ bị xem là kinh doanh hàng không rõ xuất xứ khi bị kiểm tra, tiềm ẩn nguy cơ xử phạt và tịch thu. Thứ hai, chi phí không được ghi nhận hợp lệ, dẫn tới kê khai sai lợi nhuận thực tế, có thể bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính. Thứ ba, việc thường xuyên mua bán không có hóa đơn có thể làm dấy lên nghi ngờ trốn thuế, với chế tài được quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trong đó bao gồm cả phạt tiền, tịch thu hàng hóa và thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận nghiêm trọng.

Đáng chú ý, dù không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này tạo ra một nghịch lý rủi ro: đầu ra minh bạch, nhưng đầu vào thiếu chứng từ hợp lệ, dẫn đến chênh lệch dữ liệu và nguy cơ bị cơ quan thuế đặt nghi vấn. Khi quản lý thuế chuyển mạnh sang đối chiếu tự động giữa hóa đơn điện tử và dòng tiền thanh toán không dùng tiền mặt, khoảng trống này sẽ nhanh chóng lộ diện.

Song song với siết hóa đơn, quản lý dòng tiền cũng được chuẩn hóa. Từ ngày 1/3/2026, theo Thông tư 25/2025 sửa đổi Thông tư 17/2024 của Ngân hàng Nhà nước, tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh phải đứng tên đúng theo giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh được xếp vào nhóm khách hàng tổ chức, đồng nghĩa tên tài khoản phải trùng khớp với tên đăng ký pháp lý, không được dùng biệt danh hay tên cửa hàng tự đặt. Khi tài khoản, hóa đơn điện tử và dữ liệu kê khai được liên thông, cơ quan thuế có thể đối chiếu chính xác doanh thu thực tế phát sinh.

Theo Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 về đề án chuyển đổi phương pháp quản lý thuế, từ 1/1/2026, các nhóm hộ có doanh thu từ 200 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng và trên 3 tỷ đồng mỗi năm phải mở tài khoản ngân hàng riêng phục vụ kinh doanh. Dù ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế đã được điều chỉnh lên 500 triệu đồng theo luật mới, xu hướng chung vẫn là chuẩn hóa toàn bộ hệ thống dữ liệu tài chính của khu vực hộ kinh doanh.

Thực tế cho thấy quá trình chuyển đổi đang diễn ra mạnh mẽ. Năm 2025, thu ngân sách từ khu vực hộ kinh doanh ước đạt 32.840 tỷ đồng, tăng 37,5% so với năm trước và gần 65,2% so với năm 2023. Hơn 18.300 hộ nộp thuế khoán đã tự nguyện chuyển sang kê khai trước thời điểm 1/1/2026, hơn 3.200 hộ chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp. Điều này phản ánh xu hướng tất yếu: minh bạch hóa để phát triển bền vững.

Ở góc độ quản trị, các giải pháp công nghệ đang hỗ trợ đáng kể cho hộ kinh doanh trong việc kiểm soát đầu vào. Hệ thống đồng bộ hóa đơn điện tử giúp theo dõi tức thời chứng từ phát sinh; tính năng quét mã QR, mã vạch hỗ trợ nhập kho nhanh; nhập thông tin bằng giọng nói khi lập hóa đơn bán hàng và tự động lưu vào danh mục sản phẩm giúp rút ngắn đáng kể thời gian thao tác, đặc biệt với các cửa hàng có hàng trăm mã hàng. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ. Yếu tố quyết định vẫn là ý thức tuân thủ và quy trình kiểm soát nội bộ của từng hộ.

Chuyển sang kê khai không đơn thuần là thay đổi cách tính thuế, mà là thay đổi toàn bộ tư duy quản trị. Hóa đơn đầu vào không còn là “tờ giấy cho đủ thủ tục” mà là dữ liệu pháp lý gắn chặt với dòng tiền và nghĩa vụ thuế.

Trong hệ sinh thái số hóa toàn diện, mỗi hóa đơn sai lệch có thể trở thành điểm khởi phát cho một cuộc kiểm tra. Với hộ kinh doanh, kiểm soát chặt chẽ đầu vào chính là tuyến phòng thủ đầu tiên để bảo vệ mình trong giai đoạn chuyển đổi đầy thách thức nhưng cũng mở ra cơ hội chuẩn hóa và nâng tầm hoạt động kinh doanh.

Nhã Đan

Nguồn Thương Gia : https://thuonggiaonline.vn/hoa-don-la-rui-ro-that-diem-nghen-moi-khi-ho-kinh-doanh-len-ke-khai-post568296.html