Theo Công văn số 4547/BNNMT-TTTV gửi UBND các tỉnh, thành phố ngày 8/5 của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, đối với các mã số vùng trồng và cơ sở đóng gói phục vụ xuất khẩu, cơ quan chuyên môn tại địa phương phải bổ sung thêm 3 ký tự mã quốc gia của thị trường nhập khẩu theo chuẩn alpha-3 của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7217-1:2017 (ISO 3166-1:2006) vào cuối dãy mã số.
Ví dụ, mã số vùng trồng “VN-HNOR-0001” của doanh nghiệp xuất khẩu bưởi sang Trung Quốc sẽ được chuyển thành “01-PUC-BUOI01-000001-CHN”, trong đó “CHN” là mã quốc gia của Trung Quốc. Tương tự, mã cơ sở đóng gói "VN-HNPH-0149" sẽ chuyển thành “01-PHC-BUOI01-000001-CHN”.
Theo cấu trúc mới, dãy mã số sẽ thể hiện đồng thời mã tỉnh, loại hình vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói, mã cây trồng, số thứ tự và thị trường xuất khẩu. Bộ yêu cầu các địa phương sử dụng đúng mã tỉnh theo danh mục ban hành kèm Quyết định 19/2025/QĐ-TTg khi thực hiện cấp mới và chuyển đổi mã số.
Danh mục mã quốc gia cũng được công bố kèm văn bản, trong đó Trung Quốc có mã “CHN”, Hoa Kỳ là “USA”, Nhật Bản là “JPN”, Hàn Quốc là “KOR”, Australia là “AUS”.
Quy định của Bộ Nông nghiệp và Môi trường dựa trên Điều 9 Nghị định 38/2026/NĐ-CP. Trong đó, Chính phủ chỉ đạo một vùng trồng hay cơ sở đóng gói được định danh bằng một mã số duy nhất. Phần hậu tố, trước ký hiệu quốc gia nhập khẩu (trong ví dụ là "000001") là số thứ tự vùng trồng, cơ sở đóng gói được cấp mã.
Biểu mẫu chuyển đổi mã số theo Nghị định 38/2026/NĐ-CP đối với cả vùng trồng và cơ sở đóng gói cũng được Bộ Nông nghiệp và Môi trường hướng dẫn địa phương.
Cụ thể, việc cập nhật thông tin phải được thực hiện đồng thời bằng tiếng Việt và tiếng Anh, gồm tên vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói, địa chỉ, người đại diện, số điện thoại, email, loại cây trồng hoặc sản phẩm đóng gói, diện tích, sản lượng, công suất dự kiến, thị trường xuất khẩu và tình trạng hoạt động của mã số (hoạt động, tạm dừng hay thu hồi).
Biểu mẫu yêu cầu thể hiện song song “định dạng mã số cũ” và “định dạng mã số chuyển đổi theo Nghị định 38/2026/NĐ-CP” để phục vụ đối chiếu và cập nhật cơ sở dữ liệu.
Với các mã số cấp mới theo Nghị định 38/2026/NĐ-CP, ngoài các thông tin về vùng trồng, cơ sở đóng gói và thị trường xuất khẩu, địa phương phải khai báo thêm thông tin văn bản ban hành, gồm số công văn và ngày ban hành.
Bộ cũng lưu ý, đối với các mã số vùng trồng không phục vụ xuất khẩu, tổ chức, cá nhân không phải khai báo các trường thông tin bằng tiếng Anh.
Trên cơ sở này, địa phương rà soát toàn bộ mã số vùng trồng, cơ sở đóng gói đã được cấp trước đây, bao gồm cả các mã số đã gửi sang nước nhập khẩu chờ phê duyệt. Kết quả chuyển đổi được tổng hợp, gửi về Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật để cập nhật cơ sở dữ liệu và gửi cho nước nhập khẩu.
“Việc chuyển đổi mã số không phải thủ tục hành chính mới và không yêu cầu tổ chức, cá nhân thực hiện lại thủ tục cấp mã số”, văn bản của Bộ Nông nghiệp và Môi trường nhấn mạnh.
Trước đó, vào ngày 24/1, Chính phủ ban hành Nghị định số 38/2026/NĐ-CP nhằm chuẩn hóa hệ thống mã số vùng trồng và cơ sở đóng gói trong bối cảnh nhiều thị trường nhập khẩu ngày càng nâng cao yêu cầu truy xuất nguồn gốc nông sản.
Việc thống nhất cấu trúc mã số, chuẩn hóa dữ liệu địa phương và cập nhật cơ sở dữ liệu tập trung giúp cơ quan quản lý dễ theo dõi tình trạng hoạt động, phục vụ kiểm dịch, truy xuất và trao đổi thông tin với nước nhập khẩu. Đây cũng là cơ sở để đồng bộ dữ liệu trên phạm vi toàn quốc.
Thọ Xuân