Khẩn trương số hóa hồ sơ khi sắp xếp đơn vị hành chính

6 giờ trướcBài gốc

TPHCM: Chủ động số hóa, bàn giao đúng hạn

Những ngày qua, theo ghi nhận của phóng viên Báo SGGP, tại nhiều phường, quận trên địa bàn TPHCM khẩn trương bố trí, phân công cán bộ, công chức sắp xếp, chỉnh lý để bảo đảm hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đúng quy định.

Tại UBND phường 14 (quận 10), sau một thời gian chủ động triển khai sớm, đã hoàn thành việc chỉnh lý hồ sơ phục vụ số hóa và xây dựng kho lưu trữ hiện đại. Theo ông Hà Tuấn Phương, Chủ tịch UBND phường 14, phường chủ động thực hiện việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ tài liệu hàng năm. Đối với hồ sơ, tài liệu phát sinh từ đầu năm 2025 đến nay, phường tiếp tục chỉnh lý, số hóa. Hiện kho lưu trữ của phường rộng gần 60m2, chứa hơn 156 mét giá tài liệu (một mét giá tài liệu là chiều dài 1m tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá - PV), được chỉnh lý từ năm 1971 đến nay.

Tương tự, tại phường An Lạc (quận Bình Tân), công tác chỉnh lý hồ sơ khối Đảng để số hóa lưu trữ cũng diễn ra khẩn trương. Bà Trần Thị Thu Hương, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy phường An Lạc, cho biết, phường đã hoàn tất chỉnh lý 760 hồ sơ vĩnh viễn và 201 hồ sơ có thời hạn trong thời gian từ năm 2003 đến tháng 5-2020, hiện tiếp tục chỉnh lý khoảng 12 mét giá tài liệu từ tháng 6-2020 đến nay, với mục tiêu hoàn thành trước ngày 25-6, đồng thời scan xong toàn bộ tài liệu giai đoạn 2003-2025 trước ngày 15-6.

Cán bộ phường An Lạc (quận Bình Tân, TPHCM) đang rà soát, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu khối Đảng. Ảnh: VĂN MINH

Nhiều quận, huyện và TP Thủ Đức đã chủ động rà soát, chỉnh lý, số hóa hồ sơ tài liệu. Chẳng hạn ở quận Bình Tân, qua rà soát, thống kê từ giai đoạn năm 2003 đến năm 2018, số lượng hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý là 5.230 hồ sơ vĩnh viễn. Hiện tại, quận khẩn trương chỉnh lý, scan hồ sơ để lưu trữ tiếp giai đoạn từ năm 2019 đến nay để chuẩn bị bàn giao sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở quận.

Tại quận 10, bà Nguyễn Thị Thu Hường, Chủ tịch UBND quận cho biết, quận đã chỉ đạo thống kê, lập danh mục tài liệu giấy đã chỉnh lý, chỉnh lý sơ bộ đối với khối tài liệu chưa chỉnh lý, chuẩn bị bàn giao cho đơn vị mới. Đồng thời, quận rà soát tài liệu điện tử, khoanh vùng dữ liệu, trích xuất ra thiết bị lưu trữ, bảo đảm an toàn, toàn vẹn dữ liệu để phục vụ việc bàn giao.

Hà Nội: Bảo đảm dữ liệu tập trung, liên thông

Tại Hà Nội, UBND TP đã phê duyệt Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội” và giao Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội chủ trì, tổ chức thực hiện đề án. Đề án này được xây dựng nhằm số hóa kết hợp tổng sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ việc ngừng hoạt động hành chính cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số 127-KL/TW ngày 28-2-2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Theo ông Trương Việt Dũng, Chánh Văn phòng UBND TP Hà Nội, việc triển khai đề án nhằm hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn Hà Nội, bảo đảm dữ liệu tập trung, liên thông, chia sẻ và tái sử dụng. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp trí tuệ nhân tạo, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng. Hiện nay, khối lượng tài liệu ước tính cần chỉnh lý ở cấp huyện và xã trên địa bàn Hà Nội là hơn 68.860m; tổng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện và xã là trên 94 triệu trang A4. Đây là khối lượng rất lớn nên việc số hóa tài liệu được chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 sẽ số hóa tài liệu của các cơ quan, với 5 ưu tiên, gồm: 1 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện; 2 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp xã; 3 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng cấp thành phố; 4 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối chính quyền cấp thành phố; 5 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối đoàn thể của 3 cấp.

Theo ông Cù Ngọc Trang, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, từ nay đến trước 30-6, trung tâm tập trung triển khai các ưu tiên 1 và 2; thực hiện số hóa với tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền cấp huyện và xã, ước tính chiếm khoảng 25% khối lượng thô và 5% khối lượng đã chỉnh lý. Đối với các tài liệu đã số hóa, đảm bảo chất lượng theo quy định, sẽ đồng bộ dữ liệu, không số hóa lại để tránh lãng phí thời gian và ngân sách.

Tiến tới xây dựng nền hành chính hiện đại

Từ thực tế triển khai ở các địa phương, một số chuyên gia và đại biểu Quốc hội (ĐBQH) cho rằng, việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn mang ý nghĩa bảo đảm sự minh bạch, an toàn và hiệu quả trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp. Đây cũng là bước chuyển quan trọng để tiến tới xây dựng nền hành chính hiện đại, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu xã hội trong giai đoạn mới.

Nhấn mạnh vai trò then chốt của việc số hóa hồ sơ trong bối cảnh hiện nay, ĐBQH Nguyễn Quang Huân nhấn mạnh, khi sáp nhập các đơn vị hành chính, địa giới hành chính sẽ rộng hơn, cơ sở hạ tầng cần từ 5-10 năm để hoàn thiện nên thời gian đầu, việc đi lại để làm thủ tục hành chính chắc chắn gặp khó khăn. Vì vậy, nếu không tận dụng kỹ thuật số, việc yêu cầu người dân đến cơ quan công quyền để xử lý giấy tờ sẽ tạo phiền hà lớn. Theo ông, phải số hóa toàn bộ hồ sơ, đưa thủ tục hành chính lên môi trường mạng để giảm thiểu bất cập, tạo tiền đề thực hiện chính phủ số, xã hội số. Việc này phải làm nhanh, làm đồng bộ, không nên chờ đợi chỉ đạo từ Trung ương mà địa phương phải chủ động triển khai ngay từ bây giờ.

Lưu ý thêm trong quá trình rà soát, lưu trữ hồ sơ, ĐBQH Phạm Văn Hòa nêu ý kiến, các cấp ủy, chính quyền địa phương phải quyết liệt chỉ đạo, kiểm tra, nhắc nhở xuyên suốt để tránh xảy ra tình trạng thất lạc, mất mát hoặc thậm chí hủy hoại hồ sơ một cách có chủ ý. “Nếu chúng ta làm không cẩn thận, để mất mát hồ sơ thì không chỉ ảnh hưởng đến cơ quan nhà nước mà còn ảnh hưởng rất lớn đến người dân, doanh nghiệp. Do đó, thời điểm này cần quy định rõ trách nhiệm cụ thể tổ chức, đơn vị, cá nhân, người đứng đầu nếu để xảy ra thất lạc, mất mát hoặc tiêu hủy hồ sơ trái phép”, ĐBQH Phạm Văn Hòa lưu ý.

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn TPHCM, UBND TPHCM đã ban hành Chỉ thị 04. Chỉ thị nêu rõ: yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, TP Thủ Đức, quận, huyện khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách nhằm tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn thành phố.

VĂN MINH - PHAN THẢO - QUỐC KHÁNH

Nguồn SGGP : https://sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html