Khi 'giấy tờ gốc' vẫn ngáng đường số hóa

9 giờ trướcBài gốc

Chữ ký số đã được quy định, công nhận trong Luật Giao dịch điện tứ sửa đổi.

Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó vì khi làm thủ tục hành chính vì thiếu bản gốc công chứng. Từ đăng ký kinh doanh, thay đổi cổ đông, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, đến đấu thầu, cấp phép xây dựng, không ít cơ quan vẫn yêu cầu người dân phải nộp “bản giấy có công chứng”, dù hồ sơ điện tử đã đầy đủ, chữ ký số đã xác thực.

“Gốc” vẫn phải là gốc... giấy?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 1-7-2024), văn bản điện tử được thừa nhận giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy nếu bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực người gửi. Luật này cũng khẳng định nguyên tắc không phân biệt đối xử giữa văn bản điện tử và văn bản giấy, mở đường cho việc sử dụng tài liệu số trong các giao dịch hành chính, dân sự và thương mại.

Tuy nhiên, thực tiễn lại khác xa kỳ vọng. Không ít cơ quan vẫn đòi “bản sao công chứng” hoặc “bản gốc đối chiếu” dù tài liệu đã được ký số và gửi trên cổng dịch vụ công quốc gia. Có những doanh nghiệp bị từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký do “thiếu bản scan dấu đỏ”, dù đã đính kèm tài liệu PDF được xác thực bằng token của tổ chức có thẩm quyền.

Nguyên nhân không nằm ở lỗi kỹ thuật - mà ở “tâm lý hành chính”: cán bộ vẫn tin bản gốc giấy hơn là chữ ký số; cơ quan chưa có quy trình thẩm định giá trị của văn bản số; hoặc quy định ngành chưa cập nhật để tương thích với Luật Giao dịch điện tử mới.

Khi luật xung đột, doanh nghiệp phải... in

Xung đột giữa các luật là nguyên nhân sâu xa khiến doanh nghiệp rơi vào thế “nửa số, nửa giấy”. Ví dụ, Luật Công chứng hiện hành vẫn yêu cầu “bản gốc” khi thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Trong khi đó, Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép công nhận văn bản điện tử làm chứng cứ pháp lý nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật. Điều này dẫn đến nghịch lý: doanh nghiệp đã số hóa tài sản, đã ký điện tử các hợp đồng - nhưng vẫn phải in ra bản giấy, đi công chứng, rồi lại scan ngược lên hệ thống.

Tương tự, Luật Đấu thầu yêu cầu hồ sơ dự thầu có thể nộp điện tử, nhưng vẫn nhiều gói thầu đòi bản giấy “mang đến đúng giờ”. Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cho phép nộp hồ sơ qua mạng, nhưng không ít địa phương yêu cầu “bổ sung bản gốc để lưu”.

Tất cả những điều này khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái “chuyển đổi số hình thức”: thủ tục vẫn phải đi lại, in ấn, chờ đợi, tốn kém - dù công nghệ đã sẵn sàng.

Đã đến lúc có một chuẩn chung cho tài liệu số

Hiện tượng này cho thấy một nghịch lý: công nghệ có thể đi nhanh, nhưng hành lang pháp lý nếu không theo kịp sẽ trở thành lực cản, khiến hành trình số hóa bị chậm lại, không vì lý do kỹ thuật mà vì “niềm tin chưa đủ vào bản sao”.

Vấn đề cốt lõi không nằm ở việc doanh nghiệp chưa số hóa, mà ở chỗ cơ quan quản lý vẫn thiếu một bộ chuẩn chung để thừa nhận - đánh giá - xử lý tài liệu điện tử. Mỗi bộ ngành một quy trình, mỗi địa phương một cách tiếp nhận, khiến “chữ ký số” có thể giá trị ở nơi này nhưng lại vô nghĩa ở nơi khác.

Vì vậy, để thực sự tạo bước đột phá, cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp:

Thứ nhất, xây dựng bộ tiêu chuẩn quốc gia về xác thực và toàn vẹn dữ liệu số, làm cơ sở pháp lý cho việc công nhận giá trị văn bản điện tử trong giao dịch hành chính, dân sự và thương mại.

Thứ hai, sửa đổi các luật chuyên ngành như Luật Công chứng, Luật Đất đai, Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp... nhằm loại bỏ yêu cầu “bản giấy có công chứng” và thay vào đó là công nhận tài liệu điện tử đúng chuẩn.

Thứ ba, phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung và nền tảng xác thực tập trung, cho phép cơ quan quản lý tra cứu trực tiếp tính hợp lệ của hồ sơ số - thay vì yêu cầu in giấy, ký tay.

Thứ tư, nâng cao nhận thức trong đội ngũ cán bộ công vụ: số hóa không chỉ là chuyển đổi công nghệ, mà còn là chuyển đổi tư duy - từ niềm tin vào con dấu đỏ sang niềm tin vào dữ liệu xác thực.

Không ai phủ nhận vai trò của tài liệu gốc - nhưng “gốc” không nhất thiết phải là giấy. Trong nền kinh tế số, nếu còn giữ tâm lý “phải thấy dấu đỏ mới tin”, thì chính sách số hóa sẽ bị triệt tiêu từ những chi tiết hành chính nhỏ nhất.

Chuyển đổi số không thể thành hiện thực nếu tài liệu số vẫn phải in ra để được... công nhận là thật. Đã đến lúc cần một hệ thống pháp lý và hành chính dám tin, dám trao quyền, và dám thay đổi - để “gốc” thực sự là niềm tin vào công nghệ, chứ không phải màu mực trên tờ giấy.

--------------------

(*) Công Ty Luật TNHH First Counsel, Trọng Tài Viên - Trung Tâm Trọng Tài Thương Mại Quốc Tế Tiền Giang (TGAC)

LS. Dương Văn Quý (*)

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/khi-giay-to-goc-van-ngang-duong-so-hoa/