Không gian làm việc trong kỷ nguyên linh hoạt: Từ văn phòng đến điểm kết nối đô thị

2 giờ trướcBài gốc

Không văn phòng cố định, không đồng hồ chấm công, ngày làm việc của một thế hệ mới đang diễn ra trên những hành trình phi tập trung. Trong kỷ nguyên của sự linh hoạt (Flexible Working), hàng triệu nhân sự thuộc các ngành sáng tạo, truyền thông và công nghệ đang vận hành vượt ngoài khuôn khổ của những khối bê tông hành chính.

Sự dịch chuyển này không chỉ là thay đổi về thói quen, mà giải phóng công việc khỏi những giới hạn vật lý, buộc chúng ta đặt câu hỏi: Đâu là vai trò của không gian thực trong thế giới làm việc không biên giới? Sự dịch chuyển này không chỉ tái định nghĩa bốn bức tường văn phòng, mà còn hứa hẹn là "liều thuốc" cho những vấn đề trầm kha của đô thị hiện đại: từ áp lực giao thông đến sức khỏe tinh thần của cư dân.

Lát cắt thực trạng: Khi văn phòng trở thành một sự lựa chọn

Giai đoạn 2020-2023 đánh dấu bước ngoặt khi các mô hình làm việc linh hoạt và Hybrid trở thành chiến lược then chốt để thu hút nhân tài. Theo báo cáo Global Workplace Survey 2025- the Workplace reset từ Gensler, dù nhịp sống văn phòng đã dần khôi phục, các doanh nghiệp vẫn không ngừng thử nghiệm và tinh chỉnh mô hình Hybrid. Điều này khẳng định đây không còn là giải pháp tình thế, mà là một sự tiến hóa tất yếu trong cấu trúc vận hành của doanh nghiệp hiện đại.

Khảo sát về phân bổ nơi làm việc khác nhau của nhân viên thuộc 10 lĩnh vực. Nguồn: Gensler

Phân tích thời gian làm việc hàng tuần trên nhiều lĩnh vực, từ hành chính công, tài chính đến công nghệ và truyền thông cho thấy một cấu trúc không gian đa cực đang hình thành. Văn phòng vẫn giữ vai trò trọng tâm với trung bình 55% thời lượng, nhưng không còn là "tọa độ" độc tôn. Làm việc tại nhà đã xác lập vị thế ổn định (20%), trong khi 25% thời gian còn lại dịch chuyển sang các không gian linh hoạt khác.

Sự phân hóa này phản ánh rõ nét đặc thù ngành nghề: từ tính tập trung cao độ của khối Chính phủ đến sự dịch chuyển tối đa của ngành Truyền thông.

Tổng thể, dữ liệu xác lập mô hình Hybrid là tiêu chuẩn mới của năm 2025. Đây không chỉ là sự thay đổi về con số, mà là một cuộc tái định vị cốt lõi: văn phòng đang chuyển hóa từ "cỗ máy năng suất" đơn thuần sang một hệ sinh thái của những điểm kết nối linh hoạt và đa năng.

Bảy cách tương tác trực tiếp, phân loại theo mức độ trang trọng và quy mô nhóm. Nguồn: Gensler

Nghiên cứu của Gensler làm rõ động lực chính đưa nhân sự quay lại văn phòng: 42% người được hỏi ưu tiên các hoạt động nhóm. Thay vì những lịch trình cố định, giá trị thực của môi trường công sở nằm ở sự đa dạng của hình thức tương tác, từ thảo luận chiến lược đến trao đổi ngẫu hứng tại chỗ. Chính những "va chạm" không kế hoạch là chất xúc tác quan trọng để thúc đẩy sự sáng tạo và chia sẻ ý tưởng. Những kết quả này dự báo xu hướng của văn phòng lý tưởng trong những thập kỷ tới.

Tái định vị không gian làm việc: từ trung tâm sang “các điểm kết nối”

Dưới góc nhìn của Manuel Castells trong The Rise of the Network Society, thế giới hiện đại được tổ chức không phải xung quanh các địa điểm cố định, mà theo cấu trúc mạng lưới – nơi công nghệ thông tin cho phép mọi hình thức cộng tác diễn ra xuyên không gian và thời gian.

Trong hệ hình đó, không gian làm việc không còn giữ vai trò trung tâm để bảo đảm năng suất hay kiểm soát con người, mà chuyển thành một điểm kết nối khi cần, phục vụ các mục tiêu cụ thể như gặp gỡ, đào tạo hoặc xây dựng văn hóa. Từ đó, không gian vật lý tái xuất hiện dưới dạng chọn lọc và chiến lược: một điểm nút linh hoạt để con người kết nối, cộng tác và cảm nhận sự thuộc về trong một thế giới phân tán.

NBBJ, đơn vị tư vấn kiến trúc hàng đầu cho các tập đoàn công nghệ lớn trên thế giới - nổi bật với việc kết hợp kiến trúc với nghiên cứu khoa học thần kinh (neuroscience) và dữ liệu thực nghiệm để tạo ra không gian nâng cao sức khỏe, năng suất và hạnh phúc con người - đã nghiên cứu về chủ đề Kiến tạo không gian làm việc Hybrid theo mô hình Văn phòng 40% (Designing Workspaces for Hybrid Work with the 40% Office) cùng Giáo sư Prithwiraj (Raj) Choudhury thuộc Đại học Harvard.

Theo nghiên cứu, hiệu quả giao tiếp, sáng tạo và sự hài lòng trong công việc đạt mức tối ưu khi nhân viên dành khoảng 23-40% thời gian (tương đương 1-2 ngày mỗi tuần) làm việc trực tiếp tại văn phòng. Thay vì một quy định bắt buộc, định nghĩa “Văn phòng 40%” đưa ra một khuôn khổ về thời điểm và loại hình công việc nào nên được thực hiện cùng nhau, và là điểm neo ý tưởng thiết kế văn phòng. Quan trọng nhất, “Văn phòng 40%” hỗ trợ nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp và sự linh hoạt mà mọi nhân viên đều mong muốn.

Cân bằng giữa nhu cầu vận hành doanh nghiệp (đào tạo, văn hóa) và mong muốn linh hoạt của nhân viên. Nguồn: NBBJ.

Ứng dụng concept “Văn phòng 40%” – tối ưu năng suất, sáng tạo

Dự án cải tạo trụ sở chính toàn cầu (tòa nhà B1) Linkedin tại Thung lũng Silicon với ý tưởng "Nexus" (sự kết nối) đã áp dụng nguyên tắc thiết kế cốt lõi của nghiên cứu " Kiến tạo không gian làm việc Hybrid theo mô hình Văn phòng 40%” đã đề cập ở trên. Khuôn viên rộng 29 mẫu Anh đã được thiết kế có chủ đích để hỗ trợ sự tương tác con người trong môi trường linh hoạt.

Một trong những thay đổi lớn nhất là quyết định cắt giảm 40% số lượng bàn làm việc truyền thống. 1.080 trạm làm việc san sát nhau (biển bàn ghế và màn hình vô hồn trước đại dịch) được kiên quyết cắt bỏ, thay thế bằng các tổ hợp sống động. Hàng chục “khu phố” riêng biệt cho mỗi nhóm: Phòng khách với sofa lớn- nơi tụ họp, giao lưu hoặc thảo luận nhóm, cabin làm việc (booths), các hốc ngồi (nooks) cho công việc cá nhân, ghế bành (couch-like chairs) và ghế đôn (ottomans) để phục vụ nhu cầu linh hoạt, khu vực Co-working cho những người chỉ ghé qua văn phòng trong thời gian ngắn hoặc các nhóm nhỏ.

Mặt bằng tầng 2 trước và sau cải tạo. Nguồn: shawnsmith.com.au

Toàn bộ tòa nhà tổ chức theo chiều dọc để phù hợp với nhiều phong cách làm việc khác nhau: khu vực giao lưu ở tầng trệt (với không gian làm việc chung, nhà ăn kiểu chợ và quán cà phê), khu làm việc tập trung cao độ nằm tại các tầng trên.

Tòa nhà cung cấp nhiều lựa chọn các không gian làm việc riêng tư và kết nối khi cần. Nguồn: NBBJ.

Các khu vực làm việc ngoài trời nằm hòa hợp với cảnh quan khuôn viên tạo nên một môi trường làm việc thay thế lành mạnh. Nguồn: NBBJ.

Bên cạnh việc sửa sang không gian, các công ty cũng đang điều chỉnh lại cách ứng xử để phù hợp với nhiều nhóm nhân viên khác nhau. "Sự chuyên nghiệp" giờ đây không còn nằm ở những quy tắc gò bó, mà chuyển sang ưu tiên tính chân thực và sự thoải mái cá nhân. Cách tiếp cận này cũng mang nhiều ý nghĩa đối với những nhóm nhân viên thiểu số – những người vốn thường ưu tiên làm việc tại nhà để tìm kiếm sự an toàn. Một môi trường chân thực sẽ giúp mọi nhân viên dễ dàng hòa nhập và là chính mình hơn dù họ đang ở đâu.

Loại bỏ sự cứng nhắc bằng nội thất "giống như ở nhà". Nguồn NBBJ.

Nơi làm việc: từ trung tâm năng suất đến một nơi chốn ở giữa nhà và thành phố

Ngày càng nhiều doanh nghiệp cùng quan điểm ưu tiên cải thiện trải nghiệm tinh thần cho nhân viên để tăng năng suất. Không gian làm việc thế hệ mới bắt đầu đảm nhận một vai trò khác: không hoàn toàn là nơi ở, cũng không chỉ là nơi làm việc, mà là một “vùng ở giữa” – nơi con người gặp gỡ, kết nối và hình thành cảm giác thuộc về trong đời sống đô thị.

Tập đoàn Tripledot, nhà phát triển game di động hàng đầu thế giới, đặt ra đề bài chuyển đổi toàn diện trụ sở sang mô hình làm việc kết hợp (hybrid) với chiến lược bài bản để thu hẹp khoảng cách giữa không gian làm việc chuyên nghiệp và sự thoải mái cá nhân. Theo các nhà thiết kế từ Peldon Rose (Đơn vị thiết kế và Thi công chính), Tripledot là một doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh và văn hóa cộng tác bẩm sinh (innate culture of collaboration). Không gian mang hơi hướng “kết hợp làm việc và khách sạn” (Workspitality) giúp họ thu hút nhân tài trẻ bằng cách cung cấp các tiện ích như quán cà phê barista, phòng massage và khu vui chơi ngay tại văn phòng, đồng thời đảm bảo cơ sở hạ tầng không bị lạc hậu trong ít nhất 5-10 năm tới.

Cách xử lý không gian tạo nên cảm giác "nhà" của ThirdWay (Đơn vị tư vấn ý tưởng & Cung cấp nội thất) dựa trên việc phân vùng không gian theo "cảm xúc" thay vì "chức năng". Thay vì chia mặt bằng theo các phòng ban cứng nhắc, thiết kế ưu tiên các khu vực dựa trên nhu cầu tâm lý. Khu vực bếp được thiết kế như một đảo bếp lớn trong các căn hộ cao cấp, nơi nhân viên có thể nấu ăn nhẹ, uống cà phê và trò chuyện tự nhiên. Các khu vực họp nhóm nhỏ được bố trí giống như phòng khách với ghế bành mềm, thảm trải sàn và đèn đứng, tạo ra bầu không khí thân mật, giảm bớt áp lực của những cuộc họp căng thẳng.

Khu vực Lounge/Dining rộng lớn, khuyến khích ăn chung. Nguồn: officesnapshots.

Cụm làm việc linh hoạt, xen kẽ khu vực bố trí sofa. Nguồn: officesnapshots.

Văn phòng được chia thành các khu vực đa chức năng sử dụng nội thất di động, cho phép các nhóm phát triển game thay đổi cấu trúc không gian theo từng giai đoạn của dự án (từ brainstorming sáng tạo đến coding tập trung). Mặt bằng mở được duy trì, kết hợp sử dụng các yếu tố như vách kính Crittall, rèm cách âm và các "vùng đệm" để phân chia các khu vực mà không cần tường ngăn kiên cố.

Các "hốc" thảo luận mở với ghế bọc nhung và thảm lông. Nguồn: officesnapshots.

Liên hệ thực tiễn vượt khỏi khuôn khổ thiết kế

Vấn đề chuyển đổi mô hình làm việc không chỉ về việc tối ưu doanh nghiệp mà còn là lời giải cho nhiều nút thắt của đô thị Việt Nam. Khi nơi làm việc không còn bị cố định vào một “tọa độ trung tâm” duy nhất, dòng di chuyển đơn tuyến nhà – công sở lặp lại mỗi ngày có cơ hội được phá vỡ. Việc phân tán các điểm làm việc linh hoạt theo không gian và thời gian có thể góp phần giảm tải áp lực giao thông giờ cao điểm, đồng thời mở ra những quan niệm mới về cư trú: đô thị không nhất thiết phải tiếp tục nén chặt quanh lõi trung tâm để duy trì năng suất kinh tế.

Về cơ bản, hướng đi này giúp thành phố có thêm nhiều "tụ điểm văn hóa mang dấu ấn từng doanh nghiệp": nơi lao động, gặp gỡ, học tập và giao lưu xã hội đan xen. Điều này đối lập hoàn toàn với thực trạng phổ biến hiện nay của các mặt bằng cho thuê trống trải, lặp lại về hình thức, kém hiệu quả và lãng phí tài nguyên đô thị.

Phải chăng, đã đến lúc chúng ta nên xem việc thiết kế không gian làm việc linh hoạt như một phần của chiến lược phát triển đô thị bền vững?

Nguyễn Đặng Phương Linh

Nguồn tham khảo:

https://sketchlabs.co.uk/the-future-of-office-design/

https://www.gensler.com/gri/global-workplace-survey-2025

https://www.ceebeedesignstudio.com/why-hybrid-work-is-revolutionising-commercial-interior-design-in-2025

https://www.nbbj.com/ideas/the-40-office-how-to-optimize-your-workplace-for

https://shawnsmith.com.au/linkedin-leading-by-example-in-hybrid-workplaces/

https://officesnapshots.com/2024/01/16/tripledot-studios-offices-london/

Tư liệu: 49399611-Manuel-Castells-Rise-of-Network-Society research-global-workplace-survey-2025.

Nguồn Người Đô Thị : https://nguoidothi.net.vn/khong-gian-lam-viec-trong-ky-nguyen-linh-hoat-tu-van-phong-den-diem-ket-noi-do-thi-51377.html