Lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt tới 70 triệu đồng

4 giờ trướcBài gốc

Trong hệ thống các hành vi vi phạm về hóa đơn, “lập hóa đơn không đúng thời điểm” từng được xem là lỗi thủ tục, ít được chú ý so với các hành vi không lập hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Tuy nhiên, với Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cách tiếp cận của cơ quan quản lý đã thay đổi đáng kể.

Từ ngày 16/1/2026, thời điểm lập hóa đơn không còn là vấn đề kỹ thuật của kế toán, mà trở thành một tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ và rủi ro thuế của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử được quản lý bằng dữ liệu và đối soát theo thời gian thực.

Thế nào là lập hóa đơn sai thời điểm?

Theo quy định hiện hành của pháp luật thuế, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất của giao dịch, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.

Cụ thể, với bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, hoặc khi thu tiền nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định riêng thời điểm lập hóa đơn cho một số lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải hay thương mại điện tử. Điều này có nghĩa là không tồn tại một “thời điểm chuẩn” áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, mà phụ thuộc vào ngành nghề, mô hình kinh doanh và cách tổ chức giao dịch.

Trong thực tế, chính sự khác biệt này tạo ra nhiều “vùng xám” khiến doanh nghiệp dễ mắc phải sai lầm lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Thời điểm lập hóa đơn thế nào là đúng đối với các ngành nghề khác nhau

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn không còn được hiểu một cách đơn giản là “khi thu tiền”, mà được xác định theo bản chất từng loại giao dịch và đặc thù của từng ngành nghề. Đây cũng là điểm khiến nhiều doanh nghiệp dễ mắc sai sót, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch số hóa, khối lượng lớn và quy trình đối soát phức tạp.

Với hoạt động bán hàng hóa, nguyên tắc chung là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Trong lĩnh vực bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B), thương mại điện tử, nơi phát sinh hàng nghìn giao dịch mỗi ngày, quy định này đòi hỏi hệ thống hóa đơn phải được tự động hóa và gắn chặt với thời điểm giao dịch hoặc giao hàng. Việc lập hóa đơn chậm, dù chỉ mang tính kỹ thuật, cũng có thể dẫn tới vi phạm trên diện rộng.

Đối với các lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải hay thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn được quy định khác nhau. Điều này cho thấy không tồn tại một "thời điểm chuẩn" áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, mà phụ thuộc vào ngành nghề, mô hình kinh doanh và cách tổ chức giao dịch.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ hoàn thành. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền, trừ một số dịch vụ chuyên môn như kế toán, kiểm toán, tư vấn, thiết kế, giám sát… vốn được phép tạm ứng mà chưa phải lập hóa đơn ngay. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp dịch vụ thường nhầm lẫn giữa “thu tiền” và “hoàn thành dịch vụ”.

Trong các ngành có tần suất giao dịch lớn, cần đối soát dữ liệu như logistics, vận tải, viễn thông, công nghệ thông tin, ngân hàng, chứng khoán hay thương mại điện tử, pháp luật cho phép lập hóa đơn sau khi hoàn tất đối soát giữa các bên, nhưng kèm theo mốc thời gian chặt chẽ (thường không quá ngày 7 hoặc ngày 10 của tháng sau, tùy trường hợp). Việc chờ đối soát cuối kỳ mà không kiểm soát thời hạn lập hóa đơn là rủi ro phổ biến.

Với xây dựng và bất động sản, thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc trực tiếp vào tình trạng chuyển giao. Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng mà thu tiền theo tiến độ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi đã nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc chuyển giao quyền sở hữu, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm đó, không phụ thuộc vào tiến độ thanh toán thực tế.

Ngoài các nhóm ngành phổ biến, Nghị định 70 cũng quy định rất chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho nhiều lĩnh vực đặc thù khác. Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây để đối chiếu nhanh:

Mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm áp dụng từ ngày 16/01/2026

Trước đây, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn sai thời điểm được xử lý với mức phạt tương đối thấp, trong đó, việc xác định vi phạm chủ yếu căn cứ vào mức độ tác động đến nghĩa vụ thuế.

Cụ thể, trường hợp sai thời điểm nhưng không làm phát sinh nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ có thể chỉ bị cảnh cáo. Nếu sai thời điểm nhưng không gây chậm trễ nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 3.000.000-5.000.000 đồng.

Mức phạt cao hơn, từ 4.000.000-8.000.000 đồng, áp dụng với các hành vi vi phạm quy định về hóa đơn không thuộc diện được cảnh cáo.

Cách tiếp cận này khiến rủi ro pháp lý trong giai đoạn trước tương đối thấp, đặc biệt với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn nhưng vi phạm mang tính kỹ thuật, chưa gắn trực tiếp với thất thu thuế.

Trong thực tế, một doanh nghiệp có thể lập hóa đơn chậm cho hàng trăm giao dịch nhưng vẫn chỉ bị xử phạt trong một khung phạt cố định. Điều này khiến mức phạt không phản ánh đúng quy mô vi phạm và chưa tạo áp lực tuân thủ đủ lớn.

Tuy nhiên, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 24 đã quy định rõ các mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật. Khung hình phạt này dao động từ cảnh cáo đến phạt tiền tối đa 70 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng hóa đơn bị vi phạm và bản chất của giao dịch liên quan. Cụ thể:

Phạt cảnh cáo áp dụng cho trường hợp lập 01 số hóa đơn không đúng thời điểm đối với các nhóm giao dịch không nhằm mục đích bán hàng thu tiền ngay. Cụ thể, bao gồm: hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động; các nghiệp vụ tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục sản xuất); và việc xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Phạt tiền từ 500.000 - 1.500.000 đồng, áp dụng trong hai trường hợp: Thứ nhất, khi vi phạm lập hóa đơn sai thời điểm đối với các giao dịch nội bộ/khuyến mại/cho vay/hoàn trả (như đã nêu trên) với số lượng từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn. Thứ hai, khi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ với 01 số hóa đơn vi phạm.

Phạt tiền từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng khi lập hóa đơn sai thời điểm đối với các giao dịch nội bộ/khuyến mại/cho vay/hoàn trả, với số lượng hóa đơn vi phạm từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn. Mức phạt này cũng được áp dụng cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có số lượng vi phạm từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn.

Phạt tiền từ 5.000.000 - 15.000.000 đồng khi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với các giao dịch nội bộ/khuyến mại/cho vay/hoàn trả, nếu số lượng hóa đơn vi phạm từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn. Đồng thời, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng vi phạm từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn cũng chịu mức phạt tương tự.

Phạt tiền từ 15.000.000 - 30.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm đối với các giao dịch nội bộ/khuyến mại/cho vay/hoàn trả khi số lượng hóa đơn vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên. Ngoài ra, mức phạt này cũng áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng vi phạm từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn.

Phạt tiền từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng vi phạm từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn.

Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.

Tạm kết

Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm không nhất thiết gắn với gian lận thuế, nhưng lại dễ phát sinh trên diện rộng nếu quy trình nội bộ không được thiết kế phù hợp.

Trong môi trường hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể đối chiếu thời điểm giao dịch, thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Khi dữ liệu không khớp, doanh nghiệp sẽ khó giải trình rằng đây chỉ là sai sót mang tính cá nhân.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều kênh bán hoặc mô hình đa đơn vị thành viên, rủi ro này mang tính cấu trúc, không phải lỗi đơn lẻ của nhân sự kế toán.

Như vậy, sự thay đổi trong cách xử phạt cho thấy lập hóa đơn đúng thời điểm không còn là câu chuyện “đúng - sai” của nghiệp vụ kế toán, mà trở thành một chỉ số quản trị rủi ro.

Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, ba câu hỏi cần được đặt ra là: Doanh nghiệp đã xác định đúng thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch hay chưa? Quy trình hiện tại có đảm bảo lập hóa đơn kịp thời khi khối lượng giao dịch tăng cao? Và hệ thống công nghệ có đủ khả năng kiểm soát sai lệch theo thời gian thực?

Trong bối cảnh quy định mới sẽ có hiệu lực từ năm 2026, việc rà soát lại toàn bộ quy trình lập hóa đơn theo từng ngành nghề, từng loại giao dịch là bước đi cần thiết để tránh những rủi ro pháp lý và chi phí không đáng có.

Vân Anh

Nguồn Nhà Quản Trị : https://theleader.vn/lap-hoa-don-sai-thoi-diem-doanh-nghiep-co-the-bi-xu-phat-toi-70-trieu-dong-d43663.html