Tổng kết công tác Đảng và công tác chuyên môn của Văn phòng Quốc hội năm 2025: Chuyển đổi số trong công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Quốc hội

5 giờ trướcBài gốc

Tài liệu điện tử đã và đang được hình thành với số lượng ngày càng lớn

Hành chính văn phòng là bộ phận thiết yếu của mọi cơ quan, tổ chức vì nó bảo đảm hoạt động hằng ngày của cơ quan tổ chức đó. Nói cách khác, nơi nào có hoạt động điều hành thì ở đó cần có công tác hành chính văn phòng.

Quang cảnh Hội nghị tổng kết công tác Đảng và công tác chuyên môn của Văn phòng Quốc hội. Ảnh: Phạm Thắng

Thực tế, công tác hành chính văn phòng gồm nhiều mảng nghiệp vụ. Tại Văn phòng Quốc hội, các mảng nghiệp vụ này được phân chia thành chức năng của các đơn vị như: Vụ Hành chính, Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Chuyển đổi số, Vụ Kế hoạch Tài chính, Cục Quản trị và một số đơn vị khác.

Trong đó, Vụ Hành chính là đơn vị có chức năng tổ chức quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và hoạt động hành chính chung nhằm bảo đảm công tác điều hành trong các cơ quan, bảo đảm cho mọi hoạt động phối hợp, quản lý diễn ra thống nhất, hiệu quả và đúng pháp luật để các cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.

Với tầm quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành như vậy, nên việc ứng dụng số trong công tác hành chính văn phòng đặc biệt ở lĩnh vực văn thư - lưu trữ đã được Văn phòng Quốc hội xác định là nhu cầu cấp thiết, là hoạt động mang lại nhiều lợi ích thiết thực về hiệu năng, hiệu lực và hiệu quả.

Thực tiễn trong thời gian qua, công nghệ thông tin đã được đẩy mạnh ứng dụng ở các cơ quan của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội để phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động.

Toàn cảnh Hội nghị tổng kết công tác của Đảng bộ VPQH và công tác chuyên môn VPQH năm 2025; triển khai nhiệm vụ năm 2026 tại điểm cầu 35 Ngô Quyền. Ảnh: Quang Khánh

Do đó, tài liệu điện tử đã và đang được hình thành với số lượng ngày càng lớn. Từ thực tiễn này, việc chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ là hoạt động được ưu tiên thực hiện trong mục tiêu chuyển đổi số của Văn phòng Quốc hội và đang được thực hiện đồng bộ giữa việc ban hành quy định, xây dựng công cụ phần mềm và hướng dẫn đào tạo.

Như vậy có thể thấy, trách nhiệm của Vụ Hành chính sẽ ngày càng lớn khi việc quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Văn phòng Quốc hội trong bối cảnh xây dựng và vận hành Quốc hội số.

Sẵn sàng thực hiện số hóa khoảng 5 triệu trang hồ sơ tài liệu

Nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình, Chi bộ và lãnh đạo Vụ Hành chính đã xác định quan điểm: Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của sự phát triển, là nhiệm vụ quan trọng, vừa cấp bách vừa lâu dài của cơ quan Văn phòng Quốc hội nhằm tăng cường hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ hoạt động của các cơ quan của Quốc hội. Chuyển đổi số là sự thay đổi mang tính toàn diện từ các cơ quan, đơn vị, đến từng cán bộ, công chức và người lao động trong Văn phòng Quốc hội.

Văn phòng Quốc hội triển khai trợ lý ảo trên app Quốc hội 2.0

Từ đó, theo chức năng nhiệm vụ, năm 2025, Vụ Hành chính đã tham mưu ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng như: Quyết định 710 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản, công việc, hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành điện tử của Văn phòng Quốc hội; Quyết định 1596 ban hành Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội; Quyết định 604 ban hành Danh mục hồ sơ công việc năm 2025 của các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội; cùng nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở các các đơn vị về thực hiện việc lập hồ sơ công việc và hoàn chỉnh hồ sơ, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ hiện hành theo quy định.

Các văn bản này đều góp phần đẩy mạnh việc xử lý, lưu trữ văn bản và lập hồ sơ việc trên môi trường mạng, hướng đến tăng cường vai trò, trách nhiệm của các đơn vị trong cơ quan Văn phòng Quốc hội đối với hoạt động số hóa, trao đổi và quản lý tài liệu điện tử nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy tham mưu, giúp việc.

Song song với tham mưu ban hành văn bản, Vụ đã và đang phối hợp về nghiệp vụ với các đơn vị hữu quan hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử cho cán bộ, công chức.

Về kết quả cụ thể, đối với việc quản lý dòng văn bản, từ đầu năm 2025 khi hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử bước đầu được ứng dụng, Vụ Hành chính đã cấp số phát hành 17.070 văn bản điện tử. Đồng thời, tiếp nhận và xử lý khoảng 22.500 văn bản điện tử đến (trên tổng số 151.000 văn bản đến), tạo thuận lợi cho việc xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử.

Đối với công tác lưu trữ, bên cạnh việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ truyền thống, hiện Vụ đang tham mưu và phối hợp với các đơn vị xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử để đáp ứng nhu cầu quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử đang gia tăng nhanh chóng. Đồng thời, đang chuẩn bị để sẵn sàng thực hiện số hóa một phần hồ sơ tài liệu của Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội từ khóa XII đến khóa XV với khối lượng khoảng 5 triệu trang.

Về tổng thể, cơ quan Văn phòng Quốc hội đang trong tiến trình chuyển đổi số mà ở đó mỗi đảng viên, công chức của Vụ Hành chính nói riêng và công chức của Văn phòng Quốc hội nói chung đều là các nhân tố mang lại sự thay đổi cho cơ quan. Nói cách khác, để chuyển đổi số thành công, mọi cá nhân phải chung tay, góp sức, điều đó phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ cán bộ, công chức chúng ta.

Minh Trang

Nguồn Đại Biểu Nhân Dân : https://daibieunhandan.vn/tong-ket-cong-tac-dang-va-cong-tac-chuyen-mon-cua-van-phong-quoc-hoi-nam-2025-chuyen-doi-so-trong-cong-tac-hanh-chinh-van-phong-tai-van-phong-quoc-hoi-10401744.html