Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng tồn đọng sổ đỏ tại cơ quan chức năng, trong đó chủ yếu do người dân chưa thực hiện các thủ tục kê khai nghĩa vụ tài chính; một số trường hợp đã kê khai thuế và có thông báo của cơ quan thuế nhưng chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Một số sổ đỏ đã cấp nhưng không đúng theo quy định như không đúng đối tượng, diện tích, sai vị trí, không đúng mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất hoặc không đủ điều kiện được cấp...
Một số trường hợp cấp đổi sổ đỏ nhưng không thu hồi được sổ đỏ cũ, tăng diện tích làm phát sinh nghĩa vụ tài chính, sổ đỏ còn thế chấp tại các tổ chức tín dụng, sổ đỏ cũ bị mất. Có trường hợp nhận chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, chuyển mục đích sử dụng đất nhưng không được thực hiện đầy đủ thủ tục. Một số UBND cấp xã chưa tích cực thông báo cho người sử dụng đất để nhận sổ đỏ.
Một nguyên nhân khác là các chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai ở Quảng Trị đã có thông báo kèm danh sách đến các ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng để phối hợp đổi sổ đỏ nhưng không nhận được phản hồi phối hợp của phía ngân hàng.
Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Quảng Trị kiến nghị Sở Tài nguyên và Môi trường cho phép thực hiện: Đối với các trường hợp Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai đã gửi thông báo cho người dân đến nhận sổ đỏ, sau thời hạn thông báo 90 ngày mà chủ sử dụng đất không đến nhận thì Văn phòng Đăng ký đất đai sẽ xác nhận tại mục “Những thay đổi sau khi cấp giấy chứng nhận” của sổ đỏ và đưa vào lưu trữ. Nội dung xác nhận: “Giấy chứng nhận chưa trao do...”, có thể là do không đồng ý về thông tin trên giấy chứng nhận, chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính, không có nhu cầu ghi nợ, người sử dụng đất không đến nhận...
Sau khi xác nhận sổ đỏ chưa trao và đưa vào lưu trữ mà người sử dụng đất có nhu cầu nhận sổ đỏ thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận lý do “Giấy chứng nhận đã trao” vào mục “Những thay đổi sau khi cấp giấy chứng nhận” và trao cho người sử dụng đất.
Đối với sổ đỏ đã ký không đúng đối tượng, diện tích, mục đích, nguồn gốc, thời hạn sử dụng đất, không đủ điều kiện được cấp... thì tiêu hủy theo quy định.
Vân Phong