Vận hành khách sạn thông minh: Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

3 giờ trướcBài gốc

Nhằm tìm ra giải pháp giúp doanh nghiệp cân bằng giữa hiệu quả kinh doanh và chất lượng dịch vụ trong bối cảnh này, ngày 18/3, Liên Chi hội Khách sạn Việt Nam (Hiệp hội Du lịch Việt Nam) tổ chức Hội thảo “Tối ưu hóa chi phí vận hành trong khách sạn”. Sự kiện quy tụ các chuyên gia và nhà quản lý hàng đầu trong lĩnh vực lưu trú.

Hội thảo “Tối ưu hóa chi phí vận hành trong khách sạn”

Quản lý chi phí không phải là cắt giảm vô tội vạ

Theo bà Đỗ Hồng Xoan, Phó chủ tịch Hiệp hội du lịch Việt Nam, Chủ tịch Liên chi hội khách sạn Việt Nam, những biến động khó lường của ngành du lịch đã và đang tác động trực tiếp đến lĩnh vực khách sạn.

“Ngành du lịch Việt Nam đã trải qua nhiều khó khăn trong thời gian vừa qua, nhưng cũng nhờ đó, chúng ta có cơ hội nhìn nhận lại và đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả. Điển hình, sau đại dịch Covid-19, Chính phủ đã triển khai một số chính sách quan trọng giúp thúc đẩy ngành du lịch, đặc biệt là việc miễn thị thực cho 13 quốc gia và kéo dài thời gian lưu trú lên 45 ngày”, bà Xoan nói.

Theo thống kê, năm 2024, Việt Nam đã đón 17,5 triệu lượt khách quốc tế và 110 triệu lượt khách nội địa, với tổng doanh thu toàn ngành đạt 840.000 tỷ đồng. Con số này gần chạm mốc 18 triệu lượt khách quốc tế của năm 2019 - một tín hiệu đáng khích lệ sau giai đoạn khó khăn của ngành.

Bên cạnh những thuận lợi, Phó chủ tịch Hiệp hội du lịch Việt Nam cho biết ngành khách sạn đang đối mặt với nhiều thách thức. Chi phí vận hành ngày càng tăng, từ giá nguyên vật liệu, trang thiết bị cho đến thực phẩm, tất cả đều leo thang. Mức lương nhân viên cũng phải điều chỉnh để đảm bảo đời sống, trong khi yêu cầu của khách hàng ngày càng khắt khe.

“Chính vì vậy, các khách sạn cần tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, cần phải chú trọng đến phát triển bền vững, bảo vệ môi trường - yếu tố sống còn của ngành du lịch hiện nay”, Phó chủ tịch Hiệp hội du lịch Việt Nam nhấn mạnh.

Trao đổi tại hội thảo, TS. Trần Huy Đức, Giảng viên Khoa Du lịch và Khách sạn, Đại học Kinh tế quốc dân đặt câu hỏi rằng, trong quá trình vận hành khách sạn, liệu chúng ta đã liệt kê đầy đủ tất cả các loại chi phí?

Thực tế, nhiều khi chúng ta chưa thực sự quan tâm đến việc này, bởi chi phí không chỉ nằm ở một bộ phận mà phân tán qua nhiều hoạt động khác nhau. Để quản lý tài chính hiệu quả, trước hết cần hiểu rõ tổng chi phí kinh doanh trong một kỳ phân tích, có thể là theo chu kỳ kế toán hoặc hạch toán của doanh nghiệp.

Các khoản chi phí trong khách sạn thường chia theo các mảng chính như lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung. Đáng chú ý, những bộ phận tạo ra doanh thu lớn thường cũng đi kèm với chi phí cao nhất. Ví dụ, kinh doanh lưu trú là nguồn thu chính của khách sạn, đồng thời cũng chiếm phần lớn chi phí vận hành.

Do đó, TS. Trần Huy Đức cho rằng để tối ưu hóa chi phí, nhà quản trị cần tập trung tìm kiếm giải pháp kiểm soát các khoản chi này. Câu hỏi đặt ra là: tỷ lệ chi phí cho từng mảng kinh doanh chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng doanh thu? Cần có những số liệu cụ thể để đánh giá mức độ hiệu quả và xác định các hướng điều chỉnh phù hợp.

Tuy nhiên, quản lý chi phí không đơn thuần là cắt giảm mà còn là phân loại và tối ưu hóa. Một số chi phí có thể kiểm soát ngay lập tức, trong khi một số khác là khoản đầu tư dài hạn, tạo tiền đề cho tăng trưởng doanh thu trong tương lai.

Ông Đức đưa ra ví dụ, chi phí marketing không thể bị cắt giảm tùy tiện vì đây là khoản đầu tư thiết yếu để duy trì thị phần. Tương tự, chi phí nhân công trong khách sạn chiếm tỷ trọng lớn, thường dao động từ 30 - 40% tổng chi phí. Việc cắt giảm lương có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và khả năng giữ chân nhân sự, dẫn đến những hệ lụy không mong muốn.

Đưa ra giải pháp tối ưu chi phí, TS. Trần Huy Đức cho biết, trước tiên, khách sạn cần so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch để đánh giá mức độ chênh lệch và xác định nguyên nhân. Bên cạnh đó, cần áp dụng các biện pháp như đàm phán với nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn, tối ưu hóa sử dụng năng lượng và giảm thiểu lãng phí.

Công nghệ cũng là một công cụ quan trọng giúp tự động hóa các quy trình, giảm nhân sự dư thừa và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Một số khách sạn hiện đã sử dụng hệ thống quản lý thông minh, điều chỉnh tự động các thiết bị điện, nước nhằm tiết kiệm chi phí.

Cuối cùng, chiến lược quản trị nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng. Do đặc thù ngành khách sạn là ngành dịch vụ, con người là yếu tố cốt lõi quyết định chất lượng trải nghiệm của khách hàng. Vậy nên thay vì cắt giảm lao động, doanh nghiệp nên tập trung vào việc nâng cao năng suất, xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý để giữ chân nhân viên giỏi, từ đó đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.

“Quản lý chi phí không phải là cắt giảm vô tội vạ, mà là tối ưu hóa nguồn lực để đảm bảo khách sạn hoạt động hiệu quả, cạnh tranh bền vững và duy trì lợi nhuận trong dài hạn.”, TS. Trần Huy Đức khẳng định.

Cùng bàn luận về vấn đề nhân sự, bà Đặng Linh, đại diện khách sạn Novotel Suite Hanoi và Novotel Hanoi Thai Ha cho biết, trong ngành khách sạn, sự dịch chuyển lao động rất cao, nhiều nhân viên sẵn sàng chuyển sang nơi khác nếu nhận được mức lương tốt hơn. Tuy nhiên, nếu tất cả doanh nghiệp đều chạy đua tăng lương để giữ nhân sự, mặt bằng chi phí chung sẽ bị đẩy lên quá cao, gây áp lực lên giá thành dịch vụ.

“Vì thế, thay vì chỉ tập trung vào lương, chúng tôi chú trọng đến việc tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết nhân viên lâu dài và tuyển dụng những người có thái độ phù hợp hơn là chỉ dựa vào kỹ năng sẵn có”, bà Linh nhấn mạnh.

Đồng quan điểm, bà Nguyễn Thị Thanh Thủy, Tổng Giám đốc Khách sạn Silk Path Hà Nội chia sẻ: “Nhìn vào bảng P&L (Lãi lỗ) mà tôi phải báo cáo với chủ đầu tư, áp lực duy trì lợi nhuận trong bối cảnh chi phí nhân sự tăng, giá năng lượng leo thang và các khoản đầu tư vào thực phẩm ngày càng lớn là vô cùng nặng nề. Tôi cho rằng chi phí vận hành khách sạn có thể chia thành ba nhóm chính: nhân sự, năng lượng và F&B (thực phẩm & đồ uống)”.

Nhân sự luôn là bài toán khó, đặc biệt là khi thị trường lao động ngày càng khan hiếm và mức lương ngày càng cao. Tuy nhiên, điều khiến các chủ doanh nghiệp băn khoăn là mức lương đó có thực sự tương xứng với năng lực hay không.

Thực tế, nếu quy trình vận hành chưa được tinh gọn, việc thuê thêm người sẽ chỉ làm gia tăng chi phí mà không mang lại hiệu quả. “Tôi luôn nhấn mạnh với nhân viên rằng họ cần tận dụng tối đa khả năng của mình trong công việc, từ việc quan sát, giao tiếp đến tốc độ xử lý. Nếu mỗi nhân viên đều làm việc với hiệu suất cao nhất, khách sạn có thể cắt giảm đáng kể chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.”, bà Thủy cho hay.

F&B: Chất lượng thay vì số lượng

Thực phẩm và đồ uống là lĩnh vực dễ xảy ra lãng phí nhất, từ nguyên liệu tồn đọng đến suất ăn dư thừa. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng hơn là liệu chất lượng món ăn có thực sự tương xứng với chi phí hay không.

“Tôi không ủng hộ việc cắt giảm những yếu tố làm nên trải nghiệm đẳng cấp của khách sạn. Ngược lại, tôi tin rằng đầu tư vào chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa thực đơn và kiểm soát chặt chẽ quy trình sẽ giúp tối ưu chi phí một cách hiệu quả hơn”, Tổng giám đốc Khách sạn Silk Path Hà Nội nói.

Hiện, giá nguyên liệu đầu vào không ngừng tăng, nhưng doanh nghiệp ngành khách sạn không thể dễ dàng điều chỉnh giá bán, vì khách hàng rất nhạy cảm với sự thay đổi này. Nếu tăng giá dù chỉ một chút, thị trường sẽ có những phản ứng tức thì, ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách đặt phòng và dịch vụ ăn uống.

Do đó, việc xác định đúng phân khúc khách hàng mục tiêu là điều tiên quyết. Khi biết rõ đối tượng khách hàng của mình, doanh nghiệp có thể xây dựng thực đơn, dịch vụ và chiến lược giá phù hợp.

Khách sạn Silk Path Hà Nội.

Bên cạnh đó, việc quản lý chuỗi cung ứng cũng vô cùng quan trọng. Nhà cung cấp hiện nay cũng đối mặt với áp lực về chi phí sản xuất, nhân công và năng lượng, nên việc đàm phán giá cả trở nên khó khăn hơn. Doanh nghiệp nào có khả năng thương thảo tốt, thanh toán linh hoạt và tạo dựng quan hệ đối tác bền vững với nhà cung cấp sẽ có lợi thế cạnh tranh.

Về vấn đề thực phẩm tồn, bà Đặng Linh cho biết: “Chúng tôi áp dụng quy trình giám sát nghiêm ngặt, cân đo lượng thực phẩm thừa sau mỗi bữa ăn và đặt ra giới hạn không vượt quá 50g/người. Nếu lượng thực phẩm lãng phí vượt quá mức này, chúng tôi sẽ điều chỉnh lại quy trình chế biến, bảo quản hoặc tìm cách tối ưu nguyên liệu. Một số khách sạn thậm chí còn áp dụng chính sách khuyến khích khách hàng sử dụng thực phẩm hợp lý bằng cách giảm giá cho những ai không để thừa quá nhiều thức ăn."

Tại hội thảo, hầu hết các doanh nghiệp cho rằng họ luôn khuyến khích đội ngũ nhân viên tìm kiếm cách làm hiệu quả hơn, không nên đi theo lối mòn, từ quy trình bếp, dịch vụ F&B đến vận hành tổng thể…

Các sáng kiến dù nhỏ nhất, nếu được ghi nhận và khen thưởng kịp thời, sẽ tạo động lực lớn cho nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xây dựng văn hóa học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, biến những ý tưởng tiết kiệm thành thông lệ tốt trong toàn hệ thống.

Linh Nguyễn

Nguồn Đầu Tư : https://baodautu.vn/van-hanh-khach-san-thong-minh-giam-chi-phi-tang-loi-nhuan-d256026.html