Hiệu quả từ việc xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử

4 giờ trướcBài gốc

Năm 2019, UBND tỉnh Kiên Giang ban hành quy chế ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Theo quy chế, khi nhận văn bản đến, văn thư vào sổ và kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền để xem xét, cho ý kiến và phân công giải quyết.

Căn cứ vào nội dung văn bản, quy chế làm việc và chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, văn thư sẽ chuyển văn bản cho đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình xử lý văn bản đến được thực hiện qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị.

Quy trình xử lý văn bản đi được thực hiện tương tự như quy trình phát hành văn bản giấy. Tuy nhiên, tất cả các văn bản phát hành được cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nơi nhận và các thông tin khác.

Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi thuộc trách nhiệm của chuyên viên chủ trì, người theo dõi quá trình tiếp nhận và xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình phát hành. Đối với các văn bản yêu cầu báo cáo hoặc cung cấp thông tin, chuyên viên phải thường xuyên cập nhật, theo dõi và đôn đốc, đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị để xử lý kịp thời các trường hợp chậm trễ.

Theo UBND tỉnh Kiên Giang, để đảm bảo an toàn thông tin, bộ phận chuyên môn sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của UBND tỉnh hoặc mạng của các cơ quan Đảng, Nhà nước để kết nối các phần mềm dùng chung. Các văn bản điện tử được quét, kiểm tra và diệt virus, mã độc trước khi phát hành, đảm bảo không bị lây nhiễm hoặc chứa mã độc.

Đồng thời, có các biện pháp tăng cường bảo vệ an toàn thông tin mạng cho hệ thống phần mềm dùng chung và đảm bảo an toàn tài khoản người dùng khi truy cập hệ thống liên thông; hạn chế mở cổng kết nối trực tiếp hệ thống phần mềm dùng chung trên internet khi chưa áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa kênh truyền, xác thực người dùng bằng mật khẩu mạnh và truy cập từ xa qua mạng riêng ảo (VPN).

Hệ thống gửi, nhận và xử lý văn bản, hồ sơ công việc được triển khai và vận hành thông suốt từ Trung ương đến cấp xã, đảm bảo việc liên thông văn bản điện tử 4 cấp theo quy định. Hệ thống góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xử lý công việc của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng.

Cán bộ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND TP. Phú Quốc tiếp nhận và tra cứu hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống để giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

Năm 2023, Kiên Giang chính thức đưa vào vận hành nền tảng văn phòng điện tử tại địa chỉ https://vpdt.kiengiang.gov.vn nhằm phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và xử lý hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh theo quy định hiện hành. Nền tảng được xây dựng theo kiến trúc chính quyền điện tử, có giao diện website và tương thích với hầu hết các trình duyệt, cho phép người dùng xử lý công việc trên các thiết bị như laptop, iPad, điện thoại thông minh. Nền tảng được tích hợp đầy đủ các hình thức ký số gồm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ, ký số qua sim di động Mobile PKI, qua USB Token giúp quá trình ký số văn bản trở nên thuận tiện.

Thời gian qua, ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang chủ động phối hợp, xây dựng, trang bị và phát triển nhiều phần mềm phục vụ cho công tác nghiệp vụ như phần mềm xử lý văn bản nội bộ Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang, phòng họp không giấy (Ecabinet), quản lý tiếp nhận, giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố, mở biểu, sao chép, sao lưu dữ liệu thống kê...

Theo Tỉnh ủy viên, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang Nguyễn Ngọc Phúc, một trong những bước đột phá lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số của ngành là xây dựng và triển khai đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành và phục vụ công tác chuyên môn của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân Kiên Giang”, được Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao phê duyệt vào giữa năm 2023.

Đề án này định hình, định hướng cho việc hiện đại hóa công tác kiểm sát trong giai đoạn tới, nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo hai cấp kiểm sát và tạo nền tảng phát triển ứng dụng công nghệ số trong công tác chuyên môn, nâng cao chất lượng và hiệu quả các hoạt động kiểm sát.

Việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để gửi, nhận văn bản điện tử giúp giảm thời gian, chi phí đi lại và giấy tờ cho các đơn vị. Cán bộ, công chức, viên chức thay đổi phương thức làm việc, chuyển từ giải quyết công việc bằng giấy sang làm việc trên môi trường điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng suất làm việc của các cơ quan nhà nước, phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.

Hệ thống hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý công việc nhanh chóng thông qua việc quản lý, xử lý văn bản và trao đổi thông tin nội bộ giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong tỉnh.

Đến tháng 10-2024, hệ thống phần mềm văn phòng điện tử đã tích hợp chữ ký số và triển khai trên nền tảng thiết bị di động cho 771 cơ quan, đơn vị gồm Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc, UBND 15 huyện, thành phố, 143 xã, phường, thị trấn, đảm bảo liên thông 4 cấp.

Trong tháng 10-2024, hệ thống văn phòng điện tử tiếp nhận 55.122 văn bản đến và 23.780 văn bản đi, trong đó có 19.275 văn bản đi được ký số; các đơn vị tổ chức 345 cuộc họp không giấy. Đến nay, Kiên Giang hoàn thành 100% nhiệm vụ xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng, trừ văn bản mật.

Bài và ảnh: THỦY TIÊN

Nguồn Kiên Giang : https://baokiengiang.vn/chuyen-de/hieu-qua-tu-viec-xu-ly-van-ban-ho-so-cong-viec-tren-moi-truong-dien-tu-23635.html