Khi cơ quan thuế soi dòng tiền: Hộ kinh doanh cần làm gì để tránh rủi ro?

5 giờ trướcBài gốc

Dự thảo Nghị định quy định việc kê khai, tính thuế, khấu trừ thuế và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh của Bộ Tài chính mới đây đang đặt ra yêu cầu rõ ràng hơn về quản lý dòng tiền. Trong đó, một nội dung được giới chuyên gia đánh giá là có tác động trực tiếp đến hàng triệu hộ kinh doanh, đó là quy định về trách nhiệm thông báo tài khoản ngân hàng.

Cụ thể, Điều 9, khoản 3 của Dự thảo nêu rõ: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế tất cả các số tài khoản liên quan đến sản xuất, kinh doanh”.

Hộ, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế tất cả các số tài khoản liên quan đến sản xuất, kinh doanh (Ảnh minh họa: KT)

Trên thực tế, quy định này không hoàn toàn mới. Thời gian qua, cơ quan thuế đã yêu cầu hộ kinh doanh đăng ký tài khoản ngân hàng riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh, thay vì sử dụng chung với tài khoản cá nhân như trước.

Minh bạch dòng tiền để tránh “hiểu nhầm” doanh thu chịu thuế

Trao đổi với phóng viên Báo điện tử Tiếng nói Việt Nam, ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas cho rằng, việc yêu cầu hộ kinh doanh sử dụng tài khoản riêng là bước đi tất yếu khi cơ quan thuế chuyển dần sang quản lý theo doanh thu thực tế và dữ liệu số.

“Việc dùng chung tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng từng phổ biến, nhưng trong bối cảnh hiện nay, điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi dòng tiền không tách bạch, cơ quan thuế rất khó phân định đâu là doanh thu chịu thuế, đâu là tiền cá nhân,” ông Tuấn phân tích.

Theo đó, hộ kinh doanh được khuyến nghị không sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, đồng thời hạn chế việc chuyển tiền qua lại giữa tài khoản hộ kinh doanh và tài khoản cá nhân.

Tuy nhiên, ông Tuấn lưu ý: “Hạn chế không có nghĩa là cấm. Quan trọng là hộ kinh doanh phải hiểu rõ mỗi giao dịch chuyển – rút tiền có thể ảnh hưởng như thế nào khi cơ quan thuế đối chiếu sao kê”.

Quản lý dòng tiền vào: Không phải khoản nào cũng là doanh thu

Theo ông Tuấn, về nguyên tắc, dòng tiền trong tài khoản hộ kinh doanh gồm dòng tiền vào và dòng tiền ra. Trong đó, dòng tiền vào là yếu tố được cơ quan thuế đặc biệt quan tâm.

Ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas

Phổ biến nhất là tiền khách hàng chuyển khoản thanh toán hàng hóa, dịch vụ. Đây là doanh thu và phải xuất hóa đơn đúng ngày nhận tiền. Do nội dung chuyển khoản thường do khách hàng hoặc hệ thống QR tự động tạo, hộ kinh doanh khó kiểm soát được. Thường là tên đầy đủ của người chuyển tiền, hoặc theo nội dung thanh toán mà mã QR tự tạo ra. Ví dụ: đi đổ xăng, quét mã QR sẽ tự động hiện lên số tiền và nội dung thanh toán.

“Đối với dòng tiền này, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn một cách tự động từ máy tính tiền, hoặc kết xuất ra file excel để đẩy lên hệ thống xuất hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn đúng ngày nhận tiền”, ông Tuấn cho biết.

Với trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, sau đó hộ kinh doanh nộp tiền vào tài khoản, nội dung chuyển khoản nên ghi rõ: “Khách hàng trả tiền mặt nộp vào tài khoản”.

Đối với tiền chuyển từ tài khoản cá nhân, có thể ghi rõ họ và tên người chuyển, đồng thời, thống nhất nội dung ngay từ đầu để thuận tiện cho việc lọc dữ liệu sau này.

Riêng khoản tiền vay được ngân hàng giải ngân là điểm nhiều hộ kinh doanh dễ nhầm lẫn. “Tiền vay không phải doanh thu, không phát sinh nghĩa vụ thuế và không phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu không diễn giải rõ, khoản tiền này rất dễ bị hiểu nhầm là doanh thu khi cơ quan thuế rà soát”, ông Lê Văn Tuấn nêu thực tế, đồng thời lưu ý “Nếu một dòng tiền đổ vào tài khoản, mà không phải là doanh thu, thì hộ kinh doanh cố gắng đừng để bị hiểu nhầm là doanh thu”.

Dòng tiền ra: Nội dung chuyển khoản quyết định tính hợp lệ chi phí

Ở chiều ngược lại, các khoản chi từ tài khoản hộ kinh doanh cũng cần được diễn giải đầy đủ. Khi thanh toán cho nhà cung cấp theo hóa đơn, nên ghi rõ: “HKD + tên hộ kinh doanh thanh toán hóa đơn số… ngày…”. Nếu chi theo hợp đồng, cần nêu rõ số và ngày hợp đồng.

Việc trả lương cho người lao động, trả gốc và lãi vay ngân hàng hay chuyển tiền sang tài khoản cá nhân để chi tiêu riêng cũng cần ghi rõ nội dung, thống nhất cách diễn giải cho toàn bộ giao dịch.

Thống nhất nội dung chuyển khoản từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh dễ đối chiếu chứng từ, chứng minh chi phí hợp lý (Ảnh minh họa: KT)

Trả tiền vay và lãi ngân hàng, hộ kinh doanh nên ghi rõ nội dung: HKD + tên hộ kinh doanh thanh toán lãi vay/gốc vay theo hợp đồng vay số….

Hoặc nếu chuyển tiền ra để dùng cho mục đích cá nhân, thì nên ghi nội dung: Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân.

“Thống nhất nội dung chuyển khoản từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh dễ đối chiếu chứng từ, chứng minh chi phí hợp lý và tránh phải ‘nhớ lại’ từng giao dịch khi bị kiểm tra,” vị chuyên gia khuyến nghị.

Dòng tiền càng không minh bạch, rủi ro thuế càng lớn

Theo các chuyên gia thuế, điểm then chốt là thống nhất nội dung chuyển khoản ngay từ đầu và áp dụng cho toàn bộ giao dịch. Điều này giúp hộ kinh doanh dễ dàng lọc dữ liệu, đối chiếu chứng từ và giải trình khi cần thiết.

Trong tương lai, khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi hộ kinh doanh làm thủ tục chấm dứt hoạt động, sao kê tài khoản ngân hàng sẽ là căn cứ quan trọng để xác định doanh thu và chi phí. Vì vậy, việc quản lý dòng tiền bài bản ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh thuận lợi hơn trong quá trình giải trình.

“Hộ kinh doanh cần nhìn nhận rằng minh bạch dòng tiền không phải để ‘siết’ mình, mà là để bảo vệ chính mình. Dòng tiền càng minh bạch thì rủi ro thuế càng thấp, ngược lại, dòng tiền càng không minh bạch thì rủi ro thuế càng lớn”, Giám đốc Keytas nhấn mạnh.

Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng siết chặt quản lý theo dữ liệu và hóa đơn điện tử, tách bạch tài khoản và quản lý dòng tiền rõ ràng được xem là yêu cầu bắt buộc, không chỉ để tuân thủ quy định, mà còn để hộ kinh doanh phát triển bền vững trong dài hạn.

Diệp Diệp/VOV.VN

Nguồn VOV : https://vov.vn/kinh-te/khi-co-quan-thue-soi-dong-tien-ho-kinh-doanh-can-lam-gi-de-tranh-rui-ro-post1257469.vov