Tài khoản định danh điện tử liệu có thể trở thành 'con dấu kiểu mới'?

8 giờ trướcBài gốc

Tài khoản định danh điện tử là một bước tiến trong cải cách thủ tục hành chính và thực hiện chuyển đổi số quốc gia. Ảnh: SGT

Xóa bỏ con dấu - bước tiến trong việc hiện đại hóa việc quản trị công ty

Trước khi có Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo mô hình quản trị tập trung, với một người đại diện theo pháp luật nắm giữ con dấu doanh nghiệp duy nhất; mọi tài liệu giao dịch của doanh nghiệp phải có đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật và phải được đóng dấu. Sự kết hợp giữa cơ chế một người đại diện theo pháp luật và một con dấu trở thành điểm nghẽn trong việc hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp. Khi vắng mặt người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo pháp luật bị bãi, miễn nhiệm nhưng không bàn giao con dấu, gần như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bị tê liệt.

Tình trạng “độc quyền đại diện”, “độc quyền con dấu” như trên đã được giải quyết khi Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, không giới hạn hình thức và số lượng con dấu. Đây là bước tiến lớn của quản trị công ty từ mô hình một giám đốc (một người đại diện theo pháp luật) sang mô hình quản trị hiện đại: Công ty được điều hành bởi ban giám đốc (nhiều người đại diện) với quyền hạn và trách nhiệm của từng giám đốc được phân công rõ ràng. Vài năm sau đó, tài liệu giao dịch của doanh nghiệp được số hóa, không cần con dấu nữa, tốc độ giao dịch của doanh nghiệp tăng lên và chi phí vận hành giảm xuống.

Tài khoản định danh điện tử - liệu có trở thành “con dấu kiểu mới”?

Từ ngày 1-7-2025, theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, mọi thủ tục hành chính của doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp. Đây là công cụ định danh duy nhất thay thế hoàn toàn các tài khoản truyền thống sau ngày 30-6-2025.

Trên thực tế, tài khoản này thường được đăng ký gắn với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, và xác thực chủ yếu thông qua ứng dụng tài khoản định danh điện tử cài đặt trên thiết bị di động cá nhân của người đại diện theo pháp luật.

Khác với cá nhân có thể được cấp tài khoản định danh theo nhiều cấp độ xác thực, doanh nghiệp chỉ được cấp một loại tài khoản định danh điện tử duy nhất, đồng bộ trên tất cả hệ thống hành chính.

Mục tiêu của tài khoản định danh điện tử là mang đến sự thuận tiện trong giao dịch giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước. Nhưng trên thực tế, tài khoản này thường được đăng ký gắn với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, và xác thực chủ yếu thông qua ứng dụng tài khoản định danh điện tử cài đặt trên thiết bị di động cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Mặc dù nền tảng tài khoản định danh điện tử cho phép doanh nghiệp được bổ sung thành viên và phân quyền truy cập cho các thành viên khác, việc kích hoạt tài khoản, phân quyền, thu hồi quyền truy cập vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí của người đại diện theo pháp luật. Điều này tạo ra quyền độc quyền của người đại diện theo pháp luật trong việc kích hoạt, phân quyền, thu hồi quyền truy cập hoặc làm việc trên tài khoản định danh điện tử. Thực trạng này tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng kể, đặc biệt khi cá nhân giữ tài khoản định danh điện tử nghỉ việc, vắng mặt, từ chối hợp tác, mất khả năng điều hành hoặc cố tình không phân quyền. Rủi ro càng nghiêm trọng nếu phát sinh tranh chấp nội bộ và người đại diện cũ vẫn nắm tài khoản tài khoản định danh điện tử, khiến người được bổ nhiệm mới không thể sử dụng hệ thống để thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Trong những trường hợp đó, toàn bộ hoạt động hành chính - pháp lý của doanh nghiệp có thể rơi vào trạng thái “đóng băng vận hành”, không thể nộp thuế, xin giấy phép, đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp hay thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước.

Chúng ta thấy tái xuất hiện tình trạng độc quyền tương tự như “độc quyền đại diện” và “độc quyền con dấu” ngày xưa - những cơ chế mà Nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam mất nhiều năm để dẹp bỏ.

Bài học từ quá khứ: công cụ là thứ yếu, quản trị mới là yếu tố cốt lõi

Dưới góc nhìn pháp lý, tài khoản định danh điện tử chỉ là một phương tiện định danh mà không làm thay đổi bản chất của quyền đại diện. Luật Doanh nghiệp hiện hành không cấm một doanh nghiệp có nhiều người đại diện, cũng không giới hạn số người có thể cùng sử dụng tài khoản định danh hoặc truy cập hệ thống, phân quyền sử dụng mã định danh. Vì vậy, việc giao trọn quyền lực cho một cá nhân vẫn là lựa chọn của doanh nghiệp, chứ không nằm ở quy định pháp luật hay bản chất công cụ. Do đó, doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ hiệu quả bằng cách đăng ký nhiều người đại diện cùng sở hữu tài khoản định danh điện tử; bên cạnh đó, xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng về phân quyền phê duyệt, ký hồ sơ, truy cập dữ liệu; lưu trữ thông tin truy cập hệ thống điện tử một cách an toàn, minh bạch và có kế hoạch chuyển giao khi cần thiết; dự phòng các tình huống khẩn cấp khi có biến cố nhân sự, xung đột nội bộ...

Việc kích hoạt tài khoản, phân quyền, thu hồi quyền truy cập vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí của người đại diện theo pháp luật. Điều này tạo ra quyền độc quyền của người đại diện theo pháp luật trong việc kích hoạt, phân quyền, thu hồi quyền truy cập hoặc làm việc trên tài khoản định danh điện tử.

Việc áp dụng tài khoản định danh điện tử là một bước tiến trong cải cách thủ tục hành chính và thực hiện chuyển đổi số quốc gia. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không chủ động trong quản trị nội bộ, công cụ này có thể trở thành một phiên bản số hóa của “con dấu độc quyền” ngày trước.

Vì vậy, điều cốt lõi vẫn nằm ở tư duy quản trị và thiết kế hệ thống ra quyết định nội bộ của doanh nghiệp. Không một công cụ nào - dù là con dấu truyền thống hay tài khoản định danh điện tử hiện đại - có thể đảm bảo sự vận hành trơn tru nếu quyền lực tiếp tục tập trung vào một cá nhân duy nhất. Đã đến lúc các doanh nghiệp - đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân - nhìn nhận nghiêm túc về việc thiết lập mô hình quản trị hiện đại, có kiểm soát và minh bạch, ngăn chặn rủi ro và phòng chống hệ quả của nạn tập trung quyền lực. Công nghệ chỉ là phương tiện, quản trị mới là yếu tố quyết định doanh nghiệp có thực sự bước vào kỷ nguyên số một cách an toàn, hiệu quả và bền vững hay không.

(*) Công ty Luật Global Vietnam Lawyers

LS. Nguyễn Kim Như (*)

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/tai-khoan-dinh-danh-dien-tu-lieu-co-the-tro-thanh-con-dau-kieu-moi/