Tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng có thể đảm nhận những vị trí công việc nào?

10 giờ trướcBài gốc

Ngành Quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngành học này đã và đang được sinh viên lựa chọn để nắm bắt cơ hội việc làm ổn định.

Hiện nay, một số cơ sở giáo dục đại học đào tạo ngành này đang tích cực cập nhật chương trình, phối hợp với doanh nghiệp để nâng cao chất lượng giảng dạy, mở rộng cơ hội việc làm cho sinh viên sau tốt nghiệp.

Ngành học có tính tổ chức, điều phối và tổng hợp cao

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Tiến sĩ Nguyễn Hồng Duy - Phó Trưởng khoa, Trưởng Bộ môn Quản trị văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cho biết, Quản trị văn phòng là lĩnh vực quan trọng trong hoạt động tổ chức, quản lý công tác hành chính, đảm bảo các công việc và dịch vụ hỗ trợ trong cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức xã hội diễn ra thuận lợi. Vai trò của ngành này không chỉ dừng lại ở việc xử lý giấy tờ, hồ sơ, mà còn mở rộng ra các hoạt động quản lý nhân sự, truyền thông, tổ chức sự kiện, quản lý thông tin và gắn kết chặt chẽ với công tác điều hành chung của các cơ quan, tổ chức.

Trong bối cảnh đổi mới toàn diện của nền kinh tế, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế, ngành Quản trị văn phòng ngày càng khẳng định vai trò trung tâm trong các hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức. Bởi nhu cầu về nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên môn cao, am hiểu công nghệ, linh hoạt thích ứng với thay đổi là điều kiện tiên quyết để các tổ chức vận hành hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường.

Do đó, ngành này vẫn giữ vị trí quan trọng trong bức tranh phát triển nguồn nhân lực của đất nước, nhất là khi các doanh nghiệp ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ số trong quản lý và vận hành.

Tiến sĩ Nguyễn Hồng Duy - Phó Trưởng khoa, Trưởng Bộ môn Quản trị văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Ảnh: NVCC

Chia sẻ về chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng của nhà trường, thầy Duy cho biết, chương trình được xây dựng dựa trên các chuẩn mực quốc tế và phù hợp với đặc thù của Việt Nam cũng như các quy định về khung năng lực của người học. Sinh viên được cung cấp kiến thức nền tảng về quản lý hành chính, nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng soạn thảo văn bản, tham mưu - tổng hợp, tổ chức sự kiện trong văn phòng,…

Ngoài kiến thức chuyên môn, sinh viên còn được trang bị các kỹ năng thực hành trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng trong xử lý văn bản, lưu trữ thông tin và quản lý công việc. Cùng với đó, chương trình đào tạo ngành này còn chú trọng hướng tới kỹ năng bổ trợ như: giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, tư duy phản biện, kỹ năng giải quyết vấn đề và ứng dụng công nghệ mới.

Nhận thức rõ xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, nhà trường đã chủ động cập nhật, đổi mới nội dung và phương pháp giảng dạy của ngành Quản trị văn phòng. Theo đó, chương trình đào tạo đã được xây dựng với hai chuyên ngành gồm: Quản trị văn phòng doanh nghiệp và Công nghệ Quản trị văn phòng. Trong đó nhiều kiến thức về quản lý dự án, quản trị dịch vụ nội bộ, ứng dụng AI trong văn phòng, văn phòng số, phân tích dữ liệu quản lý được trang bị cho người học để có thể thích ứng với môi trường làm việc của doanh nghiệp cũng như khả năng sử dụng công nghệ số trong thực thi công việc.

Ngoài ra, nhà trường còn tổ chức nhiều hoạt động khảo sát thực tế, giao lưu chuyên đề và thực tập nghề nghiệp cho sinh viên tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Việc đổi mới này giúp sinh viên nâng cao kỹ năng thực hành và khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc số, đồng thời, có đủ năng lực để thực hiện công việc hành chính, quản trị trong bối cảnh chuyển đổi số, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của các tổ chức trong và ngoài nước.

Trong khi đó, Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu - Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh cho hay, ngành Quản trị văn phòng là ngành học gắn liền với hoạt động điều hành, tổ chức, phối hợp công việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là lĩnh vực giữ vai trò "trục xương sống" trong hệ thống hành chính, quản trị của bất kỳ đơn vị nào, nhằm bảo đảm sự thông suốt về thông tin, tổ chức tài liệu, hỗ trợ lãnh đạo trong ra quyết định và điều phối hoạt động nội bộ.

Đặc thù nghề nghiệp của ngành này là tính tổ chức, điều phối, tổng hợp cao, đòi hỏi người làm công tác văn phòng không chỉ thành thạo kỹ năng hành chính, kỹ năng quản lý thông tin, mà còn am hiểu về công nghệ, giao tiếp và văn hóa tổ chức. Người làm quản trị văn phòng chính là cầu nối giữa lãnh đạo và các bộ phận, giữa tổ chức và đối tác bên ngoài.

Về nhu cầu nguồn nhân lực, trong bối cảnh nền kinh tế đang tái cấu trúc sau đại dịch, đất nước cải cách hành chính, chuyển đổi số diễn ra sâu rộng và khu vực kinh tế tư nhân ngày càng phát triển mạnh, nhu cầu về nhân lực ngành Quản trị văn phòng có xu hướng tăng lên về chất lượng và thay đổi về tính chất công việc.

Các cơ quan, tổ chức sau khi sáp nhập thường đòi hỏi một đội ngũ văn phòng chuyên nghiệp để tổ chức lại hệ thống văn bản, điều phối thông tin và bảo đảm tính hiệu quả trong vận hành. Còn trong doanh nghiệp tư nhân, nhất là doanh nghiệp khởi nghiệp, công nghệ, hay các tập đoàn đa quốc gia, vị trí thư ký văn phòng, trợ lý điều hành, quản lý hành chính,... đang rất được coi trọng, bởi nhân sự ở vị trí này có vai trò giữ nhịp cho toàn bộ guồng máy của cơ quan, tổ chức hoạt động.

Hiện nay, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, các công việc văn phòng truyền thống đang được thay thế bởi các nền tảng công nghệ. Tuy nhiên, điều này không làm giảm nhu cầu nhân lực mà trái lại, đòi hỏi nhân lực ngành Quản trị văn phòng phải thích ứng với công nghệ, có tư duy hệ thống, kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu hành chính số. Do đó, ngành Quản trị văn phòng không còn là ngành "hậu cần", mà đang trở thành ngành học đào tạo các chuyên gia về điều phối hành chính, tổ chức vận hành thông minh trong kỷ nguyên số.

Cũng theo thầy Báu, thị trường lao động hiện đang thay đổi nhanh dưới tác động của chuyển đổi số, tái cơ cấu nền hành chính và sự lớn mạnh của khu vực kinh tế tư nhân. Trong bối cảnh đó, nhà trường xác định việc cập nhật chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng không chỉ là nhu cầu nội tại mà là trách nhiệm thích ứng với những chuyển động lớn của xã hội.

Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng đã được thiết kế theo hướng kết hợp (có nghiên cứu, có ứng dụng), để phù hợp với các yêu cầu mới của thị trường lao động. Một điểm nổi bật là chương trình đã đưa vào giảng dạy các học phần mới như “Chính phủ điện tử và văn phòng điện tử”, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ”, “Quản trị dữ liệu số của các cơ quan, tổ chức”, hay “Quản trị rủi ro”, “Quản lý dự án”,...

Những học phần này giúp sinh viên tiếp cận trực tiếp với các hệ thống văn phòng hiện đại, nơi quy trình làm việc truyền thống được thay thế bằng các nền tảng số, hệ thống quản lý tài liệu điện tử, phần mềm điều hành công việc trực tuyến. Đây là năng lực mà các cơ quan hành chính sau sáp nhập, cũng như doanh nghiệp tư nhân trong thời đại công nghệ, đang có nhu cầu lớn.

Bên cạnh đó, nội dung đào tạo của chương trình cũng được mở rộng theo hướng đa lĩnh vực, đa loại hình tổ chức. Sinh viên được học về hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp, các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức chính trị - xã hội. Từ đó, người học có thể dễ dàng thích nghi với các mô hình tổ chức khác nhau, từ bộ máy hành chính nhà nước đang được tinh gọn hóa, đến các doanh nghiệp tư nhân đang mở rộng quy mô và chuyên nghiệp hóa bộ máy văn phòng.

Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu - Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. Ảnh website nhà trường

Thầy Báu nhấn mạnh, thay vì đào tạo theo mô hình “văn phòng hành chính truyền thống”, chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng của nhà trường đã chuyển sang hướng đào tạo nhân sự văn phòng thông minh, tích hợp, thích ứng, có thể làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa, trong các tổ chức đang tái cơ cấu hoặc chuyển đổi mô hình tổ chức. Đây chính là cách nhà trường chuẩn bị cho sinh viên năng lực để đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường lao động hiện đại gắn với công nghệ, hội nhập và sự đổi mới tổ chức sâu rộng trong cả khu vực công lẫn tư.

Sinh viên cần trang bị tốt kỹ năng tin học văn phòng và ngoại ngữ để nắm bắt cơ hội việc làm

Theo thầy Nguyễn Hồng Duy, sau khi tốt nghiệp, sinh viên ngành Quản trị văn phòng có thể làm việc ở các vị trí như: trợ lý điều hành, thư ký văn phòng, quản lý hành chính - nhân sự tại các cơ quan, doanh nghiệp; công chức, viên chức hành chính văn phòng trong khu vực công; chuyên viên quản trị dự án, phân tích dữ liệu, quản trị hệ thống văn phòng số,…Trên cơ sở đó, nhân sự có thể phát triển bản thân để trở thành lãnh đạo phụ trách công tác văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp.

Thầy Duy cũng cho biết thêm, mức lương trung bình của người mới tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng dao động từ 7-10 triệu đồng/tháng. Với nhân sự đã có 1-2 năm kinh nghiệm, mức lương có thể tăng lên từ 12-15 triệu đồng/tháng, tùy vị trí công tác.

Còn theo thầy Nguyễn Văn Báu, vị trí việc làm cho sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng rất đa dạng.

Thứ nhất, trong khu vực công, sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng có thể đảm nhiệm nhiều vị trí như chuyên viên hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, trợ lý lãnh đạo, thư ký cơ quan trong các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân các cấp, hoặc tổ chức chính trị - xã hội.

Thứ hai, trong khu vực tư nhân, đặc biệt là tại các doanh nghiệp tư nhân, công ty đa quốc gia, tập đoàn, ngân hàng, sinh viên sau tốt nghiệp có thể làm việc tại những vị trí thuộc khối văn phòng, hành chính, nhân sự, điều phối, thư ký, quản lý thông tin. Khi mở rộng quy mô, chuyên nghiệp hóa quản trị, các doanh nghiệp sẽ cần nhân sự không chỉ vận hành được văn phòng hiện đại, mà còn biết kết nối giữa các bộ phận, thúc đẩy dòng chảy thông tin và hỗ trợ lãnh đạo trong ra quyết định.

Thứ ba, quá trình chuyển đổi số trong hành chính và doanh nghiệp không làm “mất việc” như nhiều người nghĩ, mà làm thay đổi bản chất công việc và tạo ra các nhu cầu mới. Do đó, sinh viên sau tốt nghiệp có khả năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến, quản lý hồ sơ số, lập kế hoạch, tổ chức sự kiện trực tuyến,... có thể thích ứng, đảm nhiệm với các vị trí công việc như: quản trị văn phòng số, thư ký điều hành, quản lý dữ liệu nội bộ, hay thậm chí khởi nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ hành chính – văn phòng hiện đại.

Sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng có đa dạng vị trí việc làm. (Ảnh minh họa: VNUHCM-USSH)

Chị Nghiêm Thủy, cựu sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, hiện đang làm việc tại văn phòng Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất - Chi nhánh Đà Nẵng cho hay: “Ngay từ những năm học ở bậc trung học phổ thông, tôi đã đặc biệt yêu thích những công việc liên quan đến tổ chức và điều phối hoạt động. Trong đó, có các công việc như: quản lý tài liệu học tập, kiểm tra, viết biên bản hoặc lên kế hoạch cho các buổi sinh hoạt,...

Những việc tưởng chừng nhỏ nhặt đó đã giúp tôi thêm yêu thích và tạo động lực theo đuổi các công việc văn phòng. Do đó, tôi chọn ngành Quản trị văn phòng vì tin rằng đây là nền tảng vững chắc để bản thân theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính - nhân sự hoặc điều phối tổ chức trong tương lai. Với tôi, đây không chỉ là một ngành học, mà còn là một hành trình để phát triển đúng với mơ ước và niềm đam mê của bản thân”.

Chị Nghiêm Thủy - cựu sinh viên ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Ảnh NVCC

Chị Thủy cũng cho biết thêm: “Trong quá trình học ngành Quản trị văn phòng, tôi được trang bị nền tảng vững chắc về soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, những kỹ năng về lễ tân trong văn phòng và tổ chức công việc. Ngoài ra, tôi còn được học các kiến thức cơ bản về văn hóa doanh nghiệp, tổ chức sự kiện văn phòng,…

Nhờ được đào tạo bài bản, tôi có thể nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc chuyên nghiệp, xử lý công việc hành chính – văn phòng một cách chỉn chu và hiệu quả. Bên cạnh đó, các kỹ năng mềm như giao tiếp, phối hợp giữa các phòng ban và quản lý thời gian cũng giúp tôi xử lý công việc linh hoạt và chủ động hơn. Những kiến thức và kỹ năng này chính là nền tảng để tôi làm việc tự tin và chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp năng động hiện nay”.

Để học tốt ngành này, theo chị Nghiêm Thủy, người học nên chuẩn bị các nền tảng kiến thức và kỹ năng ngay từ khi còn học tập ở giảng đường đại học.

Cụ thể, sinh viên cần trau dồi kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, bởi công việc văn phòng đòi hỏi sự tỉ mỉ, ngăn nắp và khoa học. Cùng với đó, kỹ năng giao tiếp tốt cùng thái độ chuyên nghiệp sẽ giúp người làm quản trị văn phòng trở thành cầu nối giữa các phòng ban hoặc trở thành một mắt xích quan trọng trong giao tiếp với khách hàng.

Ngoài ra, thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là các công cụ Word, Excel, các phần mềm quản lý cùng với việc trau dồi khả năng ngoại ngữ sẽ giúp sinh viên sau tốt nghiệp gia tăng cơ hội việc làm và tăng thu nhập đáng kể.

Đặc biệt, việc tham gia thực tập, tích lũy kinh nghiệm thực tế và phát triển kỹ năng mềm cũng cần được chú trọng. Sinh viên nên tham gia các hoạt động thực tế, làm thêm, thực tập ở các vị trí hành chính hoặc hỗ trợ sự kiện để hiểu rõ môi trường làm việc, cách thức vận hành của các cơ quan, doanh nghiệp.

Mạnh Dũng

Nguồn Giáo Dục VN : https://giaoduc.net.vn/tot-nghiep-nganh-quan-tri-van-phong-co-the-dam-nhan-nhung-vi-tri-cong-viec-nao-post252678.gd