Dụng nguyên tắc 1-3-10 giây vào sản xuất ra sao?

5 giờ trướcBài gốc

Quản trị trực quan 1-3-10 giây biến thông tin thành hành động tức thì, nâng cao hiệu quả sản xuất và chuỗi cung ứng. Ảnh minh họa: TL

Kinh tế Sài Gòn đã trao đổi với ông Nguyễn Hoàng Hải, Giám đốc quốc gia của hãng tư vấn quản trị EFESO Management Consultants, xoay quanh câu chuyện ứng dụng những kiến thức này ra sao tại các nền sản xuất tiên tiến.

KTSG: Quản trị trực quan 1-3-10 giây trong sản xuất là như thế nào, thưa ông?

- Ông Nguyễn Hoàng Hải: Trong 1 giây phải hiểu được tình hình hiện tại, trong 3 giây phải nhận biết xu hướng tốt hơn hay xấu đi, và trong 10 giây thì hiểu cần phải thực hiện biện pháp khắc phục nào. Những tích tắc như thế vô cùng quý giá trong cuộc sống và sản xuất.

Nhưng chúng ta nên bắt đầu câu chuyện về nguồn gốc của nguyên tắc này. Từ thế kỷ 12, các nhà sư Nhật Bản bắt đầu hoạt động truyền giáo bằng việc sử dụng những câu chuyện, những thông điệp được viết trên giấy, còn gọi là Kamishibai. Đây là cách để người nghe nhìn thấy được sự việc, nhớ lâu hơn.

Việc sử dụ bảng Kamishibai được ghi nhận đầu tiên ở trong hệ thống quản trị sản xuất của hãng xe Toyota (TPS) vào thập niên 1950. Sau này, Học viện Bảo trì Nhà máy Nhật Bản (JIPM) và các hãng tư vấn, trong đó có EFESO, đã phổ biến và chuẩn hóa nguyên tắc này, như cách thực hành tốt nhất, khi thiết kế các hệ thống quản trị trực quan. Đây cũng là cách cụ thể hóa triết lý “quản lý ngược”, làm cho vấn đề vô hình trở thành hữu hình, để có thể giải quyết chúng một cách nhanh chóng.

KTSG: Ứng dụng của nguyên tắc này trong sản xuất như thế nào, thưa ông?

- Nhiều nhà máy hiện nay vẫn đang quản trị bằng cách nhìn vào kết quả đã xảy ra như KPI hay doanh thu, tức những con số không thể thay đổi được nữa. Tuy nhiên, triết lý hiệu quả hơn là “quản trị ngược”, tức tập trung vào những gì chưa đạt được, trực quan hóa các sự cố và tổn thất để đưa ra hành động cụ thể.

Đây chính là nơi nguyên tắc 1-3-10 phát huy sức mạnh. Mục tiêu của nó là biến thông tin thành hành động nhanh nhất có thể, loại bỏ sự mơ hồ và đảm bảo cả tổ chức nắm bắt tình hình đồng bộ.

Cách ứng dụng phổ biến nhất là qua các bảng quản trị trực quan. Ví dụ, bảng SQCDP (thông tin về an toàn, chất lượng, chi phí, giao hàng, và nhân sự) giúp người quản lý hiểu tình hình ca làm việc chỉ trong 10 giây. Nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi trong sản xuất, logistics, y tế và bất kỳ lĩnh vực nào cần theo dõi hiệu suất liên tục.

Đây chính là cốt lõi của các hệ thống quản trị sản xuất cũng như cải tiến liên tục (continuous improvement - CI). Các doanh nghiệp FDI lớn đều thành lập bộ phận CI và bổ nhiệm nhân sự đứng đầu bộ phận quan trọng này.

KTSG: Nhưng trong giao tiếp chúng ta không chỉ nhìn vào ánh mắt hay nét mặt được. Vậy, những giao tiếp, trao đổi bằng lời nói, hay cách hỏi và đáp hoặc cả truy vấn giữa quản lý cấp cao với cấp trung, giữa cấp trung với công nhân sẽ như thế nào?

- Nguyên tắc 1-3-10 vốn là phép thử cho giao tiếp bằng hình ảnh, nhưng tinh thần cốt lõi của nguyên tắc - sự rõ ràng, ngắn gọn và hướng đến hành động - hoàn toàn có thể áp dụng cho giao tiếp bằng lời nói. Mục tiêu là để một cuộc hội thoại cũng đạt hiệu quả như một bảng thông tin hoàn hảo: hiểu ngay mục đích, nắm được tình hình, và biết cần làm gì.

Cuộc hội thoại giữa lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp trung cần được “cấu trúc” để nhà lãnh đạo có thể truyền đạt cho quản lý cấp trung nắm bắt nhanh chiến lược và mục tiêu. Từ giây đầu tiên, lãnh đạo cấp cao nêu thẳng vấn đề chính hoặc mục tiêu cốt lõi. Tương đương 3 giây, nhà lãnh đạo cung cấp 2-3 dữ liệu quan trọng nhất về chiều hướng kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khoảng 10 giây, lãnh đạo cần nêu rõ mục tiêu cần đạt và trao quyền cho quản lý cấp trung.

Trong giao tiếp giữa cấp trung và nhân viên thực thi, luồng hội thoại cần sự dứt khoát và cụ thể. 1 giây thì mệnh lệnh hay chỉ thị được đưa ra, rõ ràng và đơn nghĩa để không gây mơ hồ. 3 giây để truyền đạt các thông số kỹ thuật hay tiêu chuẩn chất lượng quan trọng nhất. Còn 10 giây thì cung cấp đủ thông tin về nguồn lực, người hỗ trợ và yêu cầu phản hồi để bảo đảm nhân sự thực thi hiểu đúng và đủ.

Còn giao tiếp giữa quản lý cấp trung và công nhân hay nhân viên mang tính triển khai và thực thi. 1 giây với chỉ thị rõ ràng, dứt khoát và đơn nghĩa, 3 giây là để truyền đạt các thông số kỹ thuật và chất lượng quan trọng, 10 giây là các thông tin về nguồn lực, người hỗ trợ và yêu cầu phản hồi. Quan trọng là bước phản hồi để bảo đảm nhân viên hiểu đúng và hiểu đủ.

10 giây hội thoại giữa quản lý cấp trung và công nhân đứng máy:

Từ giây đầu tiên: “Tiến độ sản xuất và sản lượng của dòng sản phẩm X cần được cập nhật lên bảng thông báo mỗi tiếng đồng hồ”.

Tương đương 3 giây: “Thời gian thực hiện công đoạn bao gói của sản phẩm X đang làm 20 giây, nhiều hơn tiêu chuẩn 5 giây. Chúng ta có thể làm gì để cải thiện điều này?”.

Tương đương 10 giây: “Công đoạn đóng gói đang kéo dài, vì lô màng nhựa thời gian gần đây cứng hơn bình thường, không thể xé bằng tay mà phải dùng kéo cắt. Đề nghị bên phòng mua bán hàng, phòng chất lượng kiểm tra lại chất lượng vật liệu đầu vào và phản hồi trong hôm nay. Còn bộ phận kỹ thuật thiết kế đầu dao cắt trượt để nâng cao năng suất cũng như đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành”.

KTSG: Phương pháp này có nguồn gốc từ Nhật Bản. Vậy khi du hành qua các nước thì chúng ta có các phiên bản như thế nào?

- Quản trị trực quan là công cụ cốt lõi của sản xuất tinh gọn (lean manufacturing, gọi tắt là lean). Một phương pháp quản trị khi du hành từ nền văn hóa này sang nền văn hóa khác sẽ tự biến đổi để thích ứng.

Tại Đức, lean kết hợp với kỹ thuật và tự động hóa. Nước Đức có thế mạnh về công nghiệp như kỹ thuật cơ khí chính xác, quy trình bài bản và văn hóa chất lượng (Meisterkultur). Thay vì chỉ tập trung vào luồng sản xuất, các kỹ sư Đức áp dụng nguyên tắc lean ngay từ khâu thiết kế sản phẩm và quy trình. Họ tìm cách loại bỏ lãng phí trong chính các bản vẽ kỹ thuật, tối ưu hóa vật liệu và quy trình chế tạo trước cả khi dây chuyền hoạt động.

Người Đức cũng là bậc thầy về tự động hóa. Họ không nhìn lean và robot là hai thứ đối lập. Thay vào đó, họ dùng robot và hệ thống tự động để thực hiện các quy trình lean một cách chuẩn xác và ổn định tuyệt đối. EFESO có một trung tâm nghiên cứu về cách mạng công nghiệp 4.0 tại Đức với mục tiêu chuẩn hóa các mô hình nhà máy thông minh và đưa vào thực tiễn…

Cộng đồng cải tiến liên tục ở Trung Quốc mang một màu sắc cực kỳ riêng biệt. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn đang nằm trong chuỗi cung ứng của ngành sữa, bạn sẽ rất khó để kết nối với các doanh nghiệp dẫn đầu nếu như doanh nghiệp của bạn chưa đạt tới chuẩn đẳng cấp thế giới.

Người Trung Quốc cũng đưa lean khỏi nhà máy và áp dụng vào toàn bộ chuỗi cung ứng như thương mại, kế hoạch, vận tải, tài chính, ngân hàng, y tế, và cả chính phủ.

Lean giống như một dòng nước, khi chảy đến vùng đất nào sẽ mang theo “phù sa” của vùng đất đó. Vẫn là hai nguyên tắc cốt lõi là giảm bớt lãng phí và tôn trọng con người. Nhưng cách thức biểu hiện và các công cụ đi kèm thì được điều chỉnh để phù hợp với thế mạnh văn hóa và công nghiệp của từng quốc gia.

10 giây hội thoại giữa quản lý cấp cao và cấp trung ở nhà máy:

Từ giây đầu tiên: “Tôi muốn anh/chị cùng trao đổi về việc tỷ lệ đơn hàng đạt số lượng và giao đúng hẹn (OTIF) thấp hơn mục tiêu”.

Tương đương 3 giây: “Đơn hàng đã giảm 5% so với quí trước, chủ yếu tập trung vào dòng sản phẩm X và liên quan đến thời gian giao hàng”.

Tương đương 10 giây: “Tôi muốn trong tuần này, bộ phận của anh/chị phân tích và đề xuất cho tôi ba giải pháp khả thi để dứt điểm mọi việc. Anh/chị được toàn quyền huy động nhân sự cần thiết”.

Hồ Nguyên Thảo thực hiện

Nguồn Saigon Times : https://thesaigontimes.vn/dung-nguyen-tac-1-3-10-giay-vao-san-xuat-ra-sao/