Kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam (3-1-1946 - 3-1-2026): Nỗ lực bảo đảm lưu trữ tài liệu liên tục, ổn định

3 giờ trướcBài gốc

Sau sắp xếp, hợp nhất, tuy có những thay đổi về đơn vị hành chính, tổ chức bộ máy, nhân lực…, nhưng công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu của tỉnh Khánh Hòa vẫn bảo đảm ổn định, liên tục, góp phần vận hành hiệu quả hoạt động của cả hệ thống chính trị. Kết quả này là nhờ sự chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời của Trung ương, sự chỉ đạo quyết liệt của tỉnh và nỗ lực rất lớn của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Triển khai đồng bộ nhiều giải pháp

Thời điểm hợp nhất tỉnh, số lượng văn bản phát hành và nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ đều tăng rất nhiều. Trong khi đó, việc bàn giao hồ sơ, tài liệu chưa hoàn thành; nhiều nhân sự có kinh nghiệm về văn thư, lưu trữ đã nghỉ theo chế độ hoặc chuyển công tác; kinh phí bố trí còn khó khăn; quy trình đấu thầu số hóa tài liệu theo quy định cần nhiều thời gian; việc tích hợp, quản lý, triển khai hồ sơ điện tử cũng vướng do các cơ quan sử dụng nhiều phần mềm… Xác định tầm quan trọng của công tác này, từ trước hợp nhất tỉnh, Sở Nội vụ đã khẩn trương tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ; chủ động hướng dẫn, trực tiếp khảo sát, giải đáp vướng mắc về thống kê, đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Cuối tháng 4, sở thành lập 2 tổ công tác, giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (viết tắt là trung tâm) xác nhận, niêm phong, tiếp nhận 16.049m tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện thuộc tỉnh Khánh Hòa (trước hợp nhất) và gần 9.020m tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện thuộc tỉnh Ninh Thuận (cũ); tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ.

Sắp xếp hồ sơ đã chỉnh lý tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Bên cạnh bảo quản 169 phông lưu trữ với 10.102 hộp, tương đương hơn 1.410m tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương tỉnh Khánh Hòa (trước hợp nhất), trung tâm cũng tập trung kiểm kê, tiếp nhận 3.025 hộp, tương đương hơn 391m tài liệu của 4 phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Thuận (cũ). UBND tỉnh đã tạm giao 2 trụ sở tại phường Nha Trang và Tây Nha Trang làm kho lưu trữ cho trung tâm; dự kiến bố trí 5 trụ sở tạm để lưu trữ các tài liệu đã kết thúc của cấp huyện.

Các đơn vị, địa phương cũng tích cực tuyên truyền, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; khẩn trương mở sổ đăng ký văn bản mới, lập hệ thống số đăng ký văn bản đi, đến từ ngày 1-7; đăng ký con dấu mới, bàn giao con dấu cũ theo quy định. Tại phường Ninh Chử, ngay sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, UBND phường đã ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử. Đầu tháng 12, phường còn phối hợp Sở Nội vụ tổ chức tập huấn cho hơn 50 cán bộ, công chức, viên chức của phường về quy trình lập, nộp lưu hồ sơ công việc, quản lý tài liệu trên môi trường số, sử dụng phần mềm E-Office trong xử lý văn bản. UBND xã Khánh Sơn tổ chức đợt cao điểm tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ từ ngày 25-12-2025 đến 10-1-2026; phát động đợt thi đua cao điểm chỉnh lý tài liệu, số hóa hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, trường học từ tháng 12-2025 đến tháng 1-2026; số hóa danh mục tài liệu lưu trữ quan trọng; khuyến khích quét và số hóa văn bản đi, đến quan trọng để lưu trữ song song trên E-Office...

Tiếp tục thực hiện hiệu quả

Sau sắp xếp tổ chức bộ máy, trên địa bàn tỉnh có gần 34.100m tài liệu lưu trữ; trong đó có hơn 8.750m tài liệu đã chỉnh lý, 25.270m tài liệu chưa chỉnh lý, gần 40m tài liệu bị hư hỏng, mối mọt. Đến ngày 20-6-2025, các cơ quan, đơn vị, địa phương đã số hóa được gần 2,36 triệu trang văn bản, tương đương 472m tài liệu. Trung tâm đã số hóa 143.314 tệp tài liệu với tổng dung lượng 113GB; đang thực hiện quy trình đấu thầu để số hóa hơn 2 triệu trang văn bản đang bảo quản tại đây. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì số hóa trên 1 triệu trang văn bản thuộc tỉnh Ninh Thuận (cũ), đang kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao cho trung tâm.

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh rà soát dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ của tỉnh Ninh Thuận (cũ) tại phường Phan Rang.

Bà Lê Thị Thu Thảo - Phó Giám đốc Sở Nội vụ cho biết, thời gian tới, sở sẽ tiếp tục tổ chức tập huấn về Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan, nhất là về lưu trữ điện tử, khai thác sử dụng tài liệu số. Sở tiếp tục tham mưu UBND tỉnh xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu chưa chỉnh lý, số hóa đảm bảo quy định; lựa chọn số hóa những tài liệu có tần suất sử dụng cao, có giá trị vĩnh viễn; đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo hệ thống E-Office phục vụ tốt yêu cầu lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành và trung tâm, giảm thiểu hồ sơ giấy. Sở cũng tiếp tục phối hợp với các cơ quan, đơn vị thường xuyên hướng dẫn thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác này; kịp thời giải đáp, tháo gỡ vướng mắc..., góp phần thực hiện hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

NGUYỄN VŨ

Nguồn Khánh Hòa : http://www.baokhanhhoa.vn/chinh-tri/202601/ky-niem-80-nam-ngay-luu-tru-viet-nam-3-1-1946-3-1-2026-no-luc-bao-dam-luu-tru-tai-lieu-lien-tuc-on-dinh-b166e06/